公司檔案管理制度[范例15篇]

　　在日常生活和工作中，各種制度頻頻出現，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？以下是小編精心整理的公司檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

公司檔案管理制度1

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內的'其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。

　　四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。

公司檔案管理制度2

　　一、目的

　　為規范公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同(包括勞動合同)、工程資料、業主/客戶資料、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

　　三、檔案資料管理員

　　公司的檔案資料管理由總經理/副總經理指定檔案資料管理員負責，各部門資料如各部門負責人指定檔案資料管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責

　　1、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　2、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　3、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作時間公司來往文件/業主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。

　　2、各主管部門負責人應積極配合與支持檔案管理員各主管部門收集應該歸檔的原始資料。

　　3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　5、檔案管理員根據公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。

　　六、資料的`分類與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類根據公司的實際情況及檔案資料的查找實用性歸檔。

　　2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案資料的保存期限

　　文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

　　1、永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)工程資料及業主資料檔案;(10)其他經核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

　　5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　七、檔案的借閱

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經借閱的檔案資料的部門負責人及公司總經理/副總經理批準;借閱詳細的業主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經理/總經理批準后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司總經理/副總經理批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經公司總經理/副總經理批準。

　　5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

　　6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　7、會計檔案由財務部自行保管。會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。

　　八、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經理審核經總經理批準后執行。

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由副總經理批準后方可銷毀。

　　4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理/副總經理指定專人監督銷毀。

　　九、罰則

　　1、無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。對涂改、拆散或未經公司領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　4、公司各部門員工遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，經核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。

　　十、本管理規定自公布之日起實施。

公司檔案管理制度3

　　第一條

　　管理部門1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。

　　第二條

　　文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

　　第三條

　　文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　第四條

　　檔案分類1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　第五條

　　檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的`編號，均以十進阿拉伯數字表示;其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　第六條

　　檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。

　　第七條

　　歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　　第八條

　　保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　第九條

　　檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。

　　第十條

　　調卷程序1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。

　　第十一條

　　調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。

公司檔案管理制度4

　　1.目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。

　　2.范圍

　　公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　3.內容

　　3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。

　　3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

　　3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

　　3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

　　3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

　　3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

　　3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

　　3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　　3.12歸檔范圍及保管期限

　　3.13歸檔時間：

　　（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。

　　（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

　　（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

　　（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

　　（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。

　　（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。

　　（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

　　（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

　　（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

　　（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

　　（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

　　（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

　　3.14檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是行政部的`日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

　　（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

　　（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

　　（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。

　　（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

　　3.15檔案的保密制度

　　（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

　　（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。

　　（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

　　（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

　　（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

　　（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

　　（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

　　3.16行政部管理制度

　　（1）檔案存入檢查：

　　1）檔案出入行政部要清點、登記。

　　2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　（2）行政部管理：

　　1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。

　　2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

　　3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。

　　4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

　　5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

　　8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

　　10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

　　3.17檔案鑒定、銷毀制度

　　（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

　　（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

　　（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

　　（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

　　（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　3.18檔案工作人員崗位職責

　　（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

　　（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

　　（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

　　（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

公司檔案管理制度5

　　一、總則

　　（一）為全面增強本企業檔案管理工作，保證企業各種檔案資料充足、有效利用，實現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業檔案采納分級管理模式，即分為物業企業檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業企業主要采集和保留企業級別物業檔案和物業資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業檔案和資料。物業企業及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。

　　（五）物業企業須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業企業主要一致采集和管理企業級別物業檔案和物業資料，主要包含以下內容。

　　1.物業企業公章和有關證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當地有關的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業、物業企業領導署名的各種批改，以企業及職能部門等名義發出或擬訂的文件以及與企業職能有親密

　　關系或由企業肩負有關責任并需要執行的重要文件。

　　3.重要、突發事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。

　　4.企業所簽署的合同資料，督查職能部門對企業進行檢查的書

　　面及取證資料以及企業固定財產有關資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務中心管理自己樓盤、業主和經營有關的檔案和

　　資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶服務中心業務章及有關證照。

　　2.小區基本狀況資料。

　　（1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據、物業完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。

　　3.業主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。

　　（1）人事管理有關資料。客戶服務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。

　　（3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　　（4）物業經營管理資料。各客戶服務中心經營發展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。

　　（7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區創優檔案資料及社區文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業企業檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執行移交鋒續。

　　2.進行移交時，物業企業須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業企業和各客戶服務中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業企業及部下各客戶服務中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁數均應齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業企業負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關規定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　　（十四）要注意保護業主和住戶的'個人信息，業主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業企業及各客戶服務中心依據自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點索引。

　　（十七）檔案資料統計，詳細要求以下

　　1.物業企業及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統計。

　　2.物業企業檔案員將統計結果報物業企業負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統計結果報給客戶服務部負責人。

　　3.統計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數據正確，切合客觀實質。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續保留至次年再進行判定。

　　3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監銷人，監銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　　（二十）企業依據每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。

　　（二十一）關于工作不負責，未認真貫徹執行物業企業檔案工作要求的檔案管理人員，企業將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。

　　八、附則

　　（二十三）本管理制度由企業客戶服務部訂正，自覺布之日起實行。

公司檔案管理制度6

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發,把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。

　　3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。

　　二、管理結構和職責

　　1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門,根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責:

　　①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況;

　　②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;

　　③組織培訓各部門兼職檔案管理員;

　　④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;

　　2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點,設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的.業務結點,其基本職責:

　　①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范,制定本部門檔案工作各項實施細則;

　　②負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統整理、編目、科學排列,做到查找方便,為各項工作提供服務;

　　③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;

　　3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發現問題除及時報告本部門領導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;

　　5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關工作的查閱;

　　7、凡領用檔案原件交相關部門留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時間;

　　8、部門撤消或變動,以及項目結束時,應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;

　　9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發揮公司檔案在項目開發和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時追查責任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經總經理批準,一般內部檔案須經總辦主任批準。

　　3、經批準銷毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫銷毀清單,并由專人監督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應參照本規范制定部門內實施細則,報總辦備案;

　　3、有關檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。

　　4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。

　　八、項目圖紙移交規定

　　1、針對地產公司開發的新項目,在正式出施工圖時給物業公司發放的圖紙(包括各專業相關圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。

　　2、工程竣工驗收后,地產公司向物業公司提交整套工程資料,物業公司專人接收并簽字確認。

　　3、服務中心成立后,項目資料移交服務中心,由服務中心具體按檔案管理制度中相關規定進行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項目資料:

　　相關部門分類整理

　　列出清單

　　部門經理審查簽字

　　項目結束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時歸檔:

公司檔案管理制度7

　　物業管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　　（一）公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；

　　（二）公司編文號的全部文件；

　　（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；

　　（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；

　　（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；

　　（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；

　　（七）政府各級部門發送的文件；

　　（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的`會議記錄；

　　（九）介紹信、信函存根、電報底稿；

　　（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

　　（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經營管理類

　　（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

　　（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；

　　（三）公司各部經濟考核指標；

　　（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；

　　（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。

　　三、財務類

　　（一）年度審計報告；

　　（二）年初預算報告；

　　（三）財務分析報告；

　　（四）財務存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類

　　（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；

　　（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　　（三）職工獎懲情況記錄；

　　（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；

　　（五）勞動工資報表（年報）；

　　（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　　（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；

　　（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；

　　（三）購買固定資產計劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

公司檔案管理制度8

　　第一章總則

　　第一條為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作，推進機關檔案科學、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

　　第二條本規定所稱的機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。

　　機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

　　第四條機關檔案工作實行統一領導、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度，負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設，負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關場所檢查，詢問有關人員，查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時，應當遵循統一領導、分級管理原則。

　　第五條機關的全部檔案應當集中、統一管理。

　　機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發。

　　第六條機關應當加強對檔案工作的組織領導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。

　　檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費，檔案日常管理工作經費，檔案信

　　息化建設經費，檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。

　　第二章機構和人員

　　第七條機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

　　第八條機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

　　經同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構，對相應機關的檔案進行集中管理。

　　第九條機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡。

　　縣級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

　　第十條機關檔案工作的基本任務是：

　　(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

　　(二)制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃;

　　(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;

　　(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用，協助做好機關政府信息公開工作;

　　(五)負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作，推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;

　　(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查，執行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

　　(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動;

　　(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關提出處理建議。

　　第十一條機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的，應當嚴格限定社會化服務范圍，嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質，并接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。

　　機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》(DA/T68)規定。

　　第十二條檔案工作人員應當為機關正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。

　　檔案工作人員應當熟悉機關工作，具備檔案管理、信息管理等相關知識背景，并定期參加業務培訓。

　　不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經過相關專業知識和技能培訓。

　　第十三條檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。

　　第三章基礎設施

　　第十四條機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。

　　檔案庫房應當根據載體類型分別設置，不具備條件的應當根據載體類型分區設置。

　　縣級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。

　　第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。

　　閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。

　　檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。

　　整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

　　第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區。

　　檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。

　　檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

　　第十七條檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　第十八條檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

　　檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。

　　第十九條檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。

　　保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

　　第二十條檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設備。

　　第二十一條檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

　　第二十二條機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。

　　縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

　　第四章管理要求

　　第一節一般規定

　　第二十三條機關檔案包括：

　　(一)文書、科技(科研、基建、設備)、人事、會計檔案;

　　(二)機關履行行業特有職責形成的專業檔案;

　　(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;

　　(四)業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案;

　　(五)印章、題詞、獎牌、獎章、證書、公務禮品等實物檔案;

　　(六)其他檔案。

　　前款(一)(二)(三)項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力。

　　第二十四條機關全部檔案構成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發生變化但工作性質和主要業務范圍未變化的，維持原全宗不變。

　　機關應當建立并定期完善全宗卷。全宗卷應當包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內容，編制要求按照《全宗卷規范》(DA/T12)執行。

　　第二十五條機關檔案管理應當做到收集齊全完整，整理規范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發實用有效。

　　涉及國家秘密檔案的管理應當符合保密管理的相關規定。

　　第二節形成與收集

　　第二十六條機關履行職責過程中應當按照有關程序和要求形成歸檔文件材料。機關辦公自動化和其他業務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。

　　文件材料形成時，應當采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

　　歸檔文件材料應當真實、準確、系統，文件材料組件齊全、內容完整。

　　第二十七條機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應當納入收集范圍。

　　機關在日常公務活動中形成的歸檔文件材料;機關設立臨時機構處理專項工作、處置突發事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料;機關承擔重大建設項目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機關所屬機構撤銷形成的歸檔文件材料;機關向社會和個人征集的、與機關有關文件材料等。

　　第二十八條機關應當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機關內部機構或工作職能發生變化時應當及時修訂，經重新審查同意后施行。

　　文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映機關主要職能活動和基本歷史面貌。人事、會計文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規定。

　　機關所屬機構文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報機關審查同意后施行。

　　第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》制定執行。

　　會計、科研、基建檔案收集范圍應當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術研究課題檔案管理規范》(DA/T2)、《建設項目檔案管理規范》(DA/T28)及《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》規定。

　　照片檔案的收集范圍應當符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821)和《數碼照片歸檔與管理規范》(DA/T50)規定。

　　其他門類檔案收集范圍按照國家相關規定執行。

　　第三十條電子文件應當連同元數據一并收集。收集的元數據應當符合《數字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數據方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》(DA/T63)等規定。

　　第三節整理與歸檔

　　第三十一條機關應當按照本規定第二十三條制定統一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協調呼應，便于檔案的統一管理和利用。分類方案一經確定，應當保持一致，不得隨意變動。

　　機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規定的，從其規定。

　　第三十二條機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。

　　文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據需要以卷或件為單位進行整理。整理方法分別按照相應要求執行。

　　第三十三條機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號結構應當符合《檔號編制規則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22)和《數字檔案室建設指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應當協調呼應。

　　機關檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會計(KU)、專業(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業務數據(SJ)、公務電子郵件(YJ)、網頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實物檔案(SW)設置一級門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設備(KJ·SB)設置科技檔案二級門類代碼。專業檔案按照相關規定設置二級門類代碼。

　　第三十四條機關檔案應當編制檢索工具，滿足手工檢索和計算機檢索需要。

　　機關檔案應當按照《檔案著錄規則》(DA/T18)進行著錄。傳統載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應當詳細著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應當與目錄編制、元數據收集等工作和要求協調對應。

　　第三十五條機關檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔;采用辦公自動化或其他業務系統的，應當隨辦隨歸。歸檔時間有特殊規定的，從其規定。

　　歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，并履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

　　第三十六條歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。

　　滿足本規定第五章規定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉換為紙質文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。

　　第四節保管與保護

　　第三十七條機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。

　　機關應當制定檔案管理并定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。

　　第三十八條機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。

　　第三十九條檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節;定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉;定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

　　第四十條機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。

　　第四十一條檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的`原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。

　　第四十二條機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。

　　第五節鑒定與銷毀

　　第四十三條機關應當定期對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置。鑒定工作應當在檔案工作協調機制下進行，由辦公廳(室)負責人主持，檔案部門會同相關業務部門有關人員組成鑒定小組共同開展，必要時可邀請相關領域專家參與。

　　鑒定結束后，應當形成鑒定。對仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并做出標注;對確無保存價值的檔案，應當按規定予以銷毀。

　　第四十四條經鑒定可以銷毀的檔案，應當按照以下程序銷毀。

　　(一)機關檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容，按檔案工作協調機制報請審核批準;

　　(二)機關分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)負責人、檔案部門負責人、相關業務部門負責人、檔案部門經辦人、相關業務部門經辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見;

　　(三)機關檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關業務部門共同派員監銷。監銷人在檔案銷毀前，應當按照檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在檔案銷毀后，應當在檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊應當永久保存。

　　第四十五條檔案銷毀應當在指定場所進行。

　　電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除。銷毀時應當留存電子檔案和檔案數字復制件元數據，并在管理過程元數據、審計日志中自動記錄銷毀活動。

　　涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規定》。

　　第六節利用與開發

　　第四十六條機關應當積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據檔案的密級、內容和利用方式，規定不同的利用權限、范圍和審批手續。機關保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。

　　利用檔案應當履行查閱手續，進行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應當對利用活動及時跟蹤和監督。

　　第四十七條機關應當按照《中華人民共和國政府信息公開條例》等有關規定，及時向同級國家綜合檔案館提供主動公開的政府信息文件資料。

　　第四十八條機關應當積極推進檔案信息開發工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發揮檔案價值。

　　全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。

　　第四十九條機關應當積極采用數據分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發的力度和深度。

　　第七節統計與移交

　　第五十條機關應當建立完善統計工作，對所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業務社會化服務等情況定期統計并建立完備的臺賬。

　　統計結果應當真實、準確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統計分析。

　　第五十一條機關應當編制檔案工作情況統計年報，匯總分析當年檔案工作情況形成年度報告，報送同級檔案行政管理部門、上級檔案部門。

　　機關應當加強對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。

　　第五十二條機關應當按照國家規定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統載體檔案的數字復制件應當與檔案原件一并移交。

　　機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。

　　第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內向國家綜合檔案館移交，也可按本規定第五十二條與相應的紙質文件或縮微膠片同步移交。

　　電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應當通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統和專用網絡，不得通過未設置安全可靠措施的互聯網移交。

　　電子檔案移交后，機關繼續留存的，應當按照檔案管理的要求進行管理。

　　第五十四條機關撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進行。

　　(一)撤銷機關的檔案，應當由有關主管機關代管或按照規定向同級國家綜合檔案館移交;

　　(二)撤銷機關的業務分別劃歸幾個機關的，其檔案不得分散，可由其中一個機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

　　(三)一個機關并入另一個機關或幾個機關合并為一個新的機關，其檔案應當移交給合并后的機關代管或向同級國家綜合檔案館移交;

　　(四)機關所屬機構撤銷的，其檔案由主管機關代管，屬于國家綜合檔案館接收范圍的可按照規定向同級國家綜合檔案館移交。

　　第五章信息化建設

　　第五十五條機關應當加強檔案信息化工作，將機關檔案信息化工作納入機關電子政務和信息化總體規劃。

　　機關檔案信息化工作應當與機關信息化建設、檔案館信息化建設協調配合，實現系統互聯互通，資源共享共用。

　　第五十六條機關應當開展數字檔案室建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數字檔案室建設按照《數字檔案室建設指南》執行。

　　第五十七條機關應當建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。

　　檔案數字化應當符合真實性管理要求，數字化過程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。

　　第五十八條紙質檔案數字化按照《紙質檔案數字化規范》(DA/T31)執行，錄音錄像檔案數字化按照《錄音錄像檔案數字化規范》(DA/T62)執行。其他傳統載體檔案數字化參照有關規定執行。

　　機關應當積極實施紙質檔案數字復制件的全文識別，將現有圖像數據轉化為文本信息，便于檢索和開發利用。

　　第五十九條機關應當開展室藏傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合《檔案著錄規則》(DA/T18)等標準規范要求。

　　各門類傳統載體檔案目錄數據應當與相應數字化元數據、電子檔案管理系統相應元數據庫融合管理。

　　第六十條機關應當建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T18894)確定的職責與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

　　第六十一條機關配備的網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備應當滿足檔案信息化的管理需要并適當冗余、方便擴展。

　　機關檔案部門應當配置獨立的專業服務器和專用存儲設備。服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求。

　　機關在電子政務云或自建私有云上建設電子檔案管理系統的，其計算資源、存儲資源和安全防范等應當滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務云之外的其他公有云存儲管理電子文件、電子檔案。

　　第六十二條機關辦公自動化系統和其他業務系統應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔。

　　電子檔案管理系統應當功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統基本功能和可選功能應當參照《數字檔案室建設指南》、《數字檔案室建設評價辦法》、《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。

　　電子檔案管理系統等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。

　　第六十三條電子檔案的文件格式和質量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿足長期保存和同級國家綜合檔案館進館要求。

　　第六十四條機關應當為電子檔案安全存儲配置在線存儲系統。在線存儲系統應當實施容錯技術方案，定期掃描、診斷存儲設備。

　　第六十五條機關應當制定電子檔案備份方案和策略，采用磁帶、一次性刻錄光盤、硬磁盤等離線存儲介質對電子檔案實行離線備份。具備條件的，應當對電子檔案進行近線備份和容災備份。

　　機關應當根據需要制定電子檔案轉換與遷移方案和策略，轉換與遷移活動應當記入電子檔案管理過程元數據。

　　第六十六條機關應當統籌開展傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。

　　第六章獎勵與處罰

　　第六十七條有下列情形之一的，由縣級以上檔案行政管理部門單獨或聯合有關部門，或由本單位給予表彰獎勵。

　　(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績的;

　　(二)檔案保管、保護和現代化管理做出顯著成績的;

　　(三)檔案利用、開發取得突出效果的;

　　(四)檔案學理論研究、檔案科研做出重要貢獻的;

　　(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的;

　　(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。

　　第六十八條有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的，由有關主管部門對機關直接負責的主管人員和直接責任人員依法給予處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　(一)機關未統一管理機關檔案或未按規定形成、收集檔案的;

　　(二)機關未按規定設置檔案工作機構或未指定檔案工作負責部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;

　　(三)將機關應當歸檔的文件材料據為己有，拒絕移交機關檔案部門的;

　　(四)檔案管理不符合檔案安全保護要求的;

　　(五)拒不按照國家規定向國家綜合檔案館移交檔案的;

　　(六)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第七章附則

　　第六十九條本規定由國家檔案局負責解釋。事業單位、《社會團體登記管理條例》界定的社會團體可參照執行。

　　第七十條本規定自20xx年1月1日起施行.

公司檔案管理制度9

　　一、總則

　　為規范本公司檔案的收集、整理、使用、保管、借閱和銷毀工作，提高檔案管理工作的質量和效率，促進公司信息化建設，特制定本檔案管理制度。

　　二、檔案目的和范圍

　　（一）目的

　　本檔案管理制度的目的是：規范本公司檔案管理工作，保護公司檔案的原始性、完整性、可靠性和機密性，提高公司管理水平，保障公司權益。

　　（二）范圍

　　本檔案管理制度適用于本公司各級部門、各職能部門、各生產車間、各支公司等所有工作人員參與處理的公司檔案及其他相關資料的管理工作。

　　三、檔案管理職責

　　（一）公司領導班子及相關職能部門

　　1、公司領導班子負責對全公司檔案管理工作進行指導和協調。

　　2、相關職能部門要按照公司檔案管理制度的要求制定本部門的檔案管理規定和程序，保證各級檔案管理工作順利進行。

　　（二）本公司檔案管理人員

　　公司檔案管理人員是本公司檔案管理工作的核心力量，負責本公司所有檔案的整理、歸檔、查詢、借閱、保管、銷毀等工作，保證管理工作的規范有序，檔案資料的安全可靠。

　　（三）業務人員

　　業務人員要認真履行自己的檔案管理職責，遵守本檔案管理制度有關要求，積極參與檔案獲取、登記、整理、歸檔、質量保證等工作，做好日常檔案管理工作。

　　四、檔案管理制度

　　（一）檔案收集

　　1、檔案收集要求來源嚴格，確保檔案的真實性、準確性和可靠性。

　　2、檔案采用電子和紙制兩種形式，電子檔案應采取數字簽名或加密等手段進行保護。

　　（二）檔案整理

　　1、檔案整理工作要按照公司的操作規程進行，保證檔案材料齊全、清晰、規范。

　　2、檔案需要分類整理，標明檔案類型、檔案名稱、檔案編號、檔案責任者、檔案題名、檔案制度、檔案密級等信息。

　　（三）檔案保管

　　1、檔案保管要求：安全、穩定、準確、可靠。

　　2、檔案保管時，針對不同的檔案性質設立不同的保管措施。

　　（四）檔案查詢

　　1、檔案查詢應符合工作、學習和研究的需要。

　　2、檔案查詢可使用手段如電子查詢和實物查詢。

　　（五）檔案借閱

　　1、檔案借閱使用要求合法，做好借閱文件登記、借閱目的及時間維護。

　　2、借閱后，需保證歸還完好。

　　（六）檔案銷毀

　　1、定期對公司檔案進行檔案銷毀清理工作。

　　2、檔案銷毀應根據檔案的具體情況，按照相關的規定進行銷毀，確保檔案的無害化處理。

　　五、檔案管理工作的具體要求

　　（一）檔案標準化管理

　　檔案標準化管理是本檔案管理制度的重點，包括檔案的目錄管理、卷內紙質檔案整理、電子檔案的建立和管理等，要求標準化、規范化，保職責、先審后評、加強過程監管，確保檔案管理工作的效率和安全。

　　（二）檔案管理流程

　　檔案管理流程是檔案管理服務用戶的主要途徑，要求整理檔案的程序、清晰流程，依據設計圖進行工作內容操作，加強檔案管理工作的.流程監管。

　　（三）檔案安全保密

　　檔案管理工作中的安全保密是非常重要的一環，包括對檔案的物理安全及保密管理、對涉密件的保管、分級處理等，要求檔案保護措施到位、安全可靠。

　　六、檔案管理監管

　　（一）領導監督

　　本公司領導應常常召集專題討論和檢查工作，加強工作監督和指導，確保檔案管理工作的整體質量和效益。

　　（二）司法監督

　　有關部門和機構應加強對公司檔案的司法監督工作，確保檔案管理工作的合法性、可靠性和信譽度。

　　（三）職能部門監督

　　各職能部門應嚴格按照公司檔案管理制度的要求，對本部門的所有檔案管理工作進行監督和檢查，確保檔案管理工作的順利進行。

　　七、附則

　　本公司檔案管理制度的修改和完善應根據公司實際情況進行調整，經領導批準后實施。對本公司檔案管理制度管理工作的不適應和口服性等問題，應及時提出建議和意見，進行調查和解決問題。

公司檔案管理制度10

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集整理分類編號登記輸入電腦入柜利用檢查

　　1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包含本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；

　　1.2.2設備設施檔案：包含各種設施設備的`線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維護和修理保養合同及維護和修理保養記錄等；

　　1.2.3業主檔案：包含業主入住時所填寫的業主概況表、業主公約、入住契約、前期服務協議、接房登記表等。

　　1.2.4文秘檔案：包含業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等；

　　1.2.5員工檔案：包含員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變更記錄、獎懲記錄等；

　　1.2.6財務檔案：包含各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維護和修理基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避開檔案的損壞、遺失，使緊要檔案能永久保管，而又便利常常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保管復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標準化的檔案管理。

　　2.2.2接受多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并接受適當的保管方法。

　　2.2.3加強保密意識培育，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保管。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查常常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度11

　　總則

　　(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規范公司管理制度，特制定本規定。

　　(二)本規定適用于公司總部及項目部。

　　一、管理責任部門及相關人員職責

　　(一)人事行政部負責制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優化與督察，并直接向人事行政部經理負責。

　　(二)總經理負責審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

　　(三)部門經理負責審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關人員負責收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責。

　　(四)各部門資料員/資料管理員

　　1、制度在部門的執行;

　　2、按公司要求建立本部門的資料管理系統并運作;

　　3、負責收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內的文件，正規保管及利用，按期分類整理保存。

　　二、檔案分類及歸檔范圍、要求

　　(一)文書檔案

　　1.1歸檔范圍：

　　1.1.1、集團資料

　　各類營業證照(營業執照、組織機構代碼證、開發資質證書、稅務登記證、投資協議、國土成交確認函、國土合同等

　　公司章程

　　集團公司發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等各類正式行文

　　1.1.2、紅頭文件

　　公司下發和上報的各類正式行文

　　1.1.3、外來文件

　　各政府機關部門、協會、學會下發給公司的與工程項目無關的其他行政性質的通知、邀請等文件

　　1.1.4、會議資料

　　會議紀要利用明源流程存檔

　　專題會會議講義

　　1.1.5、法律文件

　　合同、協議審核;

　　訴訟材料

　　1.1.6、物資采購合同

　　1.1.7、車輛資料

　　公司擁有所有權或使用權的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料

　　1.2歸檔要求：

　　1.2.1、集團證照資料：由財務部關注各類營業證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復制登記。

　　1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

　　1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協議原件于簽訂后3日內移交檔案室。

　　(二)人事檔案

　　2.1、歸檔范圍

　　2.1.1勞動合同、聘用協議;

　　2.1.2一般員工轉正、調動、任免、離職、降職文件;

　　2.1.3職稱評定材料;

　　2.1.4面試表;

　　2.1.5勞務合同糾紛及處理材料;

　　2.1.6員工培訓計劃、總結、方案

　　2.2、歸檔要求

　　2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

　　(三)建設類檔案

　　3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：

　　3.1.1勘察設計、施工、工程監理的招投標文件、合同(協議)。

　　3.1.2預算、結算文件：

　　3.1.3項目核準(立項)階段

　　3.1.4方案審查階段

　　3.1.5初設審查階段

　　3.1.6施工許可證階段

　　3.1.7預售階段

　　3.1.8竣工驗收備案登記階段

　　3.1.9產權證辦理階段

　　3.2、歸檔要求

　　3.2.1政府有關部門或行業管理部門的批復、批示性文件，由報建人員取得后3日內移交相關的管理人員。

　　3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。

　　3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應在二次深化圖及其他工程部相關圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認”章。

　　3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經辦人移交負責人保管。

　　(四)會計檔案

　　4.1、歸檔范圍

　　4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

　　4.1.2、會計賬簿類：

　　(1)總賬;

　　(2)現金日記賬，

　　(3)銀行存款賬、銀行明細賬;

　　(4)輔助賬簿;

　　4.1.3財務報告類：

　　(1)年度決算報表(經會計師事務所審計后);

　　(2)月度、季度財務報表;

　　(3)不定期重要一次性報表;

　　(4)審計報告;

　　(5)驗資報告;

　　(6)資產評估報告。

　　4.1.4其他類：

　　(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;

　　(2)銀行存款余額調節表、銀行對賬單;

　　4.2、歸檔要求

　　4.2.1會計憑證、賬簿由財務部負責人指定人員保存于部門檔案柜，財務部相關人員應于次月前5個工作日內完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;

　　4.2.2財務報告類、其他類會計檔案由財務部負責人指定人員于資料產生后妥善保管。

　　(五)實物檔案

　　5.1、歸檔范圍：

　　5.1.1、照片、音像類

　　(1)反映公司工程建設、經營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

　　(2)黨和國家領導人及著名人物參加與集團公司有關的重大公務活動。

　　(3)公司組織或參與的重大外事活動。

　　(4)記錄公司重大事件。

　　(5)與其他檔案有密切聯系(如表彰、總結大會)。

　　(6)其他具有保存價值。

　　5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等

　　5.1.3、上級領導、知名人士、有關單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

　　5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物

　　5.2、歸檔要求：

　　5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數碼影像統一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

　　5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責移交人事行政專員。

　　三、檔案移交、整理、編號

　　(一)移交

　　1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。

　　1.2、各部門培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在相關費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續，雙方簽字認可后財務部才給予核報。

　　(二)整理

　　鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

　　(三)編號

　　(公司)簡稱+(業務部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;

　　四、檔案的利用

　　(一)查閱

　　1.1、查閱的授權范圍

　　(1)總經理、人事行政部負責人有權查閱全部范圍檔案。

　　(2)部門經理有權查閱本部門產生的所有檔案。

　　(3)普通員工有權查閱本部門職責范圍內的檔案。

　　(4)跨部門檔案查閱需由主管領導批準，并填寫借閱單。

　　(5)由總經理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權，均無權查閱該檔案。

　　1.2、檔案查閱程序要求

　　(1)權限內的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質查閱。

　　(2)權限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領查閱者在檔案室查閱相關資料，閱后即時歸還。

　　(二)借閱

　　2.1、借閱程序要求

　　(1)員工憑經審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

　　(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

　　2.2、檔案的歸還

　　(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。

　　(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應無故扣押檔案。

　　2.3、其他規定

　　會計檔案原則上不借出。

　　(三)檔案復制

　　申請復制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調取檔案原件進行復制提供給查閱者。

　　五、檔案的保管

　　(一)檔案的保管期限

　　各部門的檔案管理人員根據文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

　　(二)專項檔案的.保管規定

　　2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。

　　2.2、電子版檔案的傳遞和保存

　　(1)原則上除電子設備檔案和財務憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。

　　(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質檔案的順序一一對應，并整和在檔案管理軟件系統上便于調用。

　　(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

　　(三)檔案的正式裝盒、造冊

　　3.1、裝訂要求：參照統一標準進行。

　　3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調整工作。

　　(四)檔案的存放

　　檔案建目后應存放在專用檔案盒內，盒脊和面上應清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內應有卷內目錄(分目錄)及備考表。

　　裝盒檔案應存放在專用的檔案柜內，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

　　(五)檔案意外損毀的處理

　　檔案丟失或發生意外損毀時，檔案管理人員應立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經理審核，總經理審批。

　　檔案丟失、或損毀無法進行修補、復原，借用人應請有關部門協助設法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經理應組織對事件發生的原因進行調查，追究有關人員的責任。

　　六、檔案的銷毀

　　(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

　　(二)程序及要求

　　2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經理及總經理審核，經總經理審批同意后予以銷毀。

　　2.2、正式銷毀前檔案管理人員應再次進行核對;銷毀時應有檔案管理員和監銷人同時在場;銷毀后監銷員在銷毀登記表上簽字確認。

　　2.3、檔案銷毀情況應做到及時登記。

　　(三)會計檔案的銷毀

　　3.1、會計檔案的銷毀應由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　3.2、總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3.3、銷毀會計檔案時，應當由至少兩人共同銷毀并簽字確認。

　　3.4、監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告財務負責人。

　　3.5、保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　七、檔案保密制度

　　1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談論秘密事項，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密內容;

　　2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

　　3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內容;

　　4、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便，將公司的客戶和業務自行經辦或處理;

　　5、嚴禁任何人利用工作之便或職務之便將所掌握的業務秘密轉交給其它單位從事與本司業務相關的工作;

　　6、嚴禁與工作無關的人進入總經理辦公室、檔案室、財務部資料室、工程部資料室等辦公重地;

　　7、公司領導或與公司利益密切相關的人員出差的任務、去向，知情者不得向他人泄露;

　　8、對模范執行本規定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節、后果輕重公司將給予行政、經濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關對其依法處理。

　　本辦法自頒布之日起執行。

公司檔案管理制度12

　　一、目的

　　加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　1、公司內部經營形成的各種資料。

　　2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批復等資料。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負責部門檔案的管理。

　　4、各部門負責人

　　1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置；

　　2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。

　　5、各公司總監/副總

　　1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存；

　　⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　　⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

　　⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；

　　⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經本公司高管領導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　　⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。

　　⑵執行銷毀任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理、部門分管和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；

　　⑷公司領導的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；

　　⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財務檔案資料；

　　⒁各種實物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷電子文件應有相應的.紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　　⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時間

　　⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　　⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。

　　c)結合文書材料的形成時間、彼此聯系進行排列。批復在前，請示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結論在前，依據在后。

　　d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。

　　d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。

公司檔案管理制度13

　　1、遵守國家法律法規及公司內各項規章制度。

　　2、服從管理，聽從指揮，廉潔奉公，潔身自好，敢于同不法分子作斗爭。

　　3、堅守崗位，忠于職守，嚴格執行崗位責任制。

　　4、儀容整潔，文明執勤，禮貌待人。

　　5、值勤期間禁止酗酒、吸煙、吃零食；不準嬉笑、打鬧；不準會客、看書報；不準做其它與工作無關的事。

　　6、不準包庇壞人，不準貪污受賄，不準徇私舞弊。7、不準擅自帶外人進單位留宿，有特殊情況必須經單位主管部門領導批準。

　　8、愛護執勤用品及設施，不得丟失、損壞，轉借或隨意攜帶外出。

　　9、嚴格執行請銷假制度。

　　10、完成上級領導交付的其他任務。

公司檔案管理制度14

　　第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作效勞，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關法律、法規，制定本規定。

　　第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。

　　第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和平安。

　　第四條企業檔案工作承受檔案行政管理部門的監視和指導。 中央管理的企業制定本企業檔案管理和方法須報國家檔案局備案。

　　第五條企業負責檔案工作的部門依法履行以下職責：

　　（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度；

　　（二）統籌規劃并負責本企業檔案的收集、、保管、鑒定、統計和提供利用工作；

　　（三）指導本企業各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作；

　　（四）監視、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。

　　第六條企業檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。

　　第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和，并定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得回絕歸檔。

　　第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

　　第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

　　第十條企業采取有效措施對檔案進展平安保管，并切實加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理。

　　第十一條企業對保管期限已滿的檔案進展鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批準后進展監銷。

　　第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

　　第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建立同步開展，不斷提高檔案管理水平。

　　第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的效勞。

　　第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。

　　第十六條企業提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的`合法權益。

　　第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置方法》做好檔案的處置工作。 國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立后的企業協商辦理。

　　第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。

　　第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者，依法進展處理。

　　第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。

　　第二十一條本規定自xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。

公司檔案管理制度15

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料,包括會議的`通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。

　　3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借,必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

　　七、本制度即日起開始執行。

　　2、物業公司檔案管理規章制度

　　1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案文件柜內。

　　3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

　　9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

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