學(xué)會使用辦公電話系統(tǒng) -文秘文書

如果你被要求去接電話，不管是偶爾一回還是你工作的一部分，都不要去抱怨。要盡可能地詢問打電話的人有什么需要幫助的，通常他們會是公司的客戶。如何接聽客戶的投訴和抱怨是非常重要的。問一下他是否要留言，并且仔細(xì)地做記錄，這是一種尊重人的表現(xiàn)。費時間確認(rèn)對方名稱的拼寫和他的電話號碼會給對方留下一個好的印象，而不是令人反感。　　　　永遠(yuǎn)都不要對打來電話的人說“我不知道。”相反地，要盡量地給對方一個答復(fù)，或者對他說你會馬上找人來討論這件事。然后，你要盡可能快地給他答復(fù)。不管怎么樣，你都不要把電話轉(zhuǎn)給你認(rèn)為可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解決的問題，一直負(fù)責(zé)下去，直至問題有了答案或答復(fù)。搪塞拖延只會給你留下一個不好的形象。如果答復(fù)他需要較長的時間，你應(yīng)該讓她放下電話，說你會給他打回去。記住，如果你讓對方不要掛電話，應(yīng)該先對她說一下。　　　　如果對方提出的要求對你或者公司來說是非分的或者過分的，不要很自然地說：“不，你的要求我們不會滿足的。”你應(yīng)該說：“這個我不能肯定，我弄清楚了再打給你，好嗎？”即使答案仍然是“NO”，客戶也會覺得你做過了努力。

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