公司文件管理制度

時間：2025-03-30 08:51:09 制度我要投稿

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公司文件管理制度

　　在現實社會中，需要使用制度的場合越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編為大家整理的公司文件管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

公司文件管理制度

公司文件管理制度1

　　一、總則

　　1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。

　　2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。

　　3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。

　　二、發文管理

　　1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發。

　　2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

　　3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。

　　4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，并標注發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。

　　5、發文辦理工作程序：

　　（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。

　　（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

　　（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

　　（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規范，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，并對待發文稿進行編注發文字號，確定份數后印制。

　　（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的`公文進行蓋章。

　　（7）存檔：在發文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

　　三、收文管理

　　1、所有發至本企業的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

　　2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

　　3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

　　4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。

　　5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續，經總經理批準后方可借閱。

　　6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

　　7、收文辦理工作程序：

　　（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

　　室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。

　　（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

　　（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

　　（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

　　（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，并負責回復辦理結果。

　　（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

　　（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

　　（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據公文的相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。

　　四、保密文件管理

　　1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

　　2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發送范圍、數量，報送總經理審批后印發。

　　3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所復印。

　　4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

　　五、文件的銷毀

　　1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。

　　2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。

　　六、附則

　　1、本制度由公司辦公室負責解釋。

　　2、本制度自發文之日起實施。

公司文件管理制度2

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　　（1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。

　　（2）管理類文件

　　由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的`保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　　（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。

　　（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　　（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　　（b）更改理由；

　　（c）會審意見、會審簽名；

　　（d）設計、工藝負責人簽名；

　　（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

　　（3）技術文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　　（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

公司文件管理制度3

　　一、總則

　　1、為規范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

　　2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的`往來函件按《檔案管理制度》執行。

　　3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。

　　一、文件的分類

　　1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

　　2、外發文：以公司名義向外部發送的文件。

　　3、內行文：公司內部下發的文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。

　　三、內行文的管理

　　1、內行文的范圍：

　　凡是以公司名義對內發布的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文范圍。

　　2、內行文的編號

公司文件管理制度4

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件 (法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

　　4職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發布的權責

　　4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

　　5文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

　　5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的.文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　6文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1] 公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7文件編制、審核、批準和發布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　7.2文件歸檔、發放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

　　附件：

　　《公司內部業務便簽》

　　《文件審閱簽發單》

　　《受控文件清單》

　　《文件發放登記表》

　　《文件更改/評審單》

　　《文件銷毀(留用)記錄表》

　　《外來文件清單》

　　公司內部業務便簽

　　□通報 □指示 □通知 □批復

　　□協調 □請示 □報告 □接洽

　　給(TO)：日期(DATE)：年月日

　　由(FROM)：□請回復(REPLY) □請歸檔(FILE)

　　標題(SUBJECT)：

　　內容(MESSAGE)：見下文

　　(空兩格，正文宋體四號字，表格視情況酌定)

　　××××(部門)

　　二0一×年××月××日

　　起草人：各部門負責人審簽：

　　分管領導審簽：

　　總經理審簽：

　　文件發放記錄表

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號接收部門份數簽字發放/回收日期發放/回收部門

　　編制：年月日

　　文件更改/評審單

　　編號：

　　文件編號

　　文件名稱

　　更改原因：

　　更改內容：

　　評審結論：

　　評審人員：

　　編制：年月日

　　文件銷毀(留用)記錄表

　　編號：

　　序號記錄名稱記錄編號發放

　　日期回收

　　日期數量原因

　　編制: 年月日

　　外來文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱備注

　　編制：年月日

　　受控文件清單

　　編號：

　　序號文件名稱文件編號版/次備注

　　編制: 年月日

　　文件審閱簽發單

　　編號：

　　擬文部門

　　擬稿

　　核稿

　　文件名稱

　　文件編號

　　文件內容摘要

　　文件發放范圍

　　(擬文部門填寫)主送：董事長□ 總經理□

　　抄送：行政人事部□ 財務部□ 營銷部□ 項目部□

　　擬文部門負責人意見：

　　擬發簽字：

　　法務部意見：

　　審簽：

　　分管副總意見：

　　審簽：

　　公司

　　總經理意見：

　　審簽：

　　簽發

　　日期

公司文件管理制度5

　　(一)總則

　　為減少發文數量,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。

　　(二)文件管理

　　內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　(三)收文的管理

　　1、公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

　　2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。

　　3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。

　　4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

　　(四)發文的管理

　　1、發文的范圍凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文范圍。

　　2、公司下發文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。

　　3、公司上行文、外發文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發和經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業務部門書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。凡各業務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部門與外單位發生的一般業務聯系,可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。

　　(五)文件的立卷與歸檔

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:

　　①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;

　　②公司發出的`報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

　　③經理辦公室各種專業例會記錄;

　　④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

　　⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;

　　⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材料等;

　　⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

　　⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;

　　⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

　　2、業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　4、文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。

公司文件管理制度6

　　第一節文件收發

　　一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。

　　二、文件簽發后,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。

　　三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。

　　四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專人印制、報送。

　　五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。

　　六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。

　　七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。

　　八、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。

　　九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理

　　第二節文書打印

　　一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

　　二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。

　　三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。

　　四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。

　　五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。

　　六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。

　　七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。

　　第三節文件書寫

　　一、行文類別

　　(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。

　　(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。

　　公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203

　　文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0

　　章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁

　　(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。

　　(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。

　　(五)批復:答復請示事項,用'批復'。

　　(六)通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的'公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

　　(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。

　　(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。

　　(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用'函'。

　　(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。

　　(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。

　　(十二)其他:

　　1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。

　　2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區宣傳。

　　3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。

　　4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。

　　二、書寫格式

　　(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

　　(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

　　(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

　　(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。

　　(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。

　　(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。

　　(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。

　　(八)附件 :有附件的應標注清楚

　　(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。

　　(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。

　　(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。

　　三、內容要求:

　　(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。

　　(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。

　　(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。

公司文件管理制度7

　　第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關于文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1. 收發員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交收發員(文書)，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發文的管理

　　第八條發文的規定

　　1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

　　第九條發文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用于：

　　(1)公布單位規章制度；

　　(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；

　　(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　(5)發布有關獎懲決定和通報；

　　(6)其他有關重大事項；

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

　　(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

　　(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

　　5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　(四)發文程序與要求

　　第十條發文程序規定：

　　1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

　　2.黨支部、行政辦公室同意發文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發；

　　10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印；

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的.本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：

　　(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

　　(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

　　(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

　　(9)單位日志和大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

公司文件管理制度8

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時間

　　對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。

　　（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。

　　（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。

　　（4）特種載體檔案，隨時歸檔。

　　（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　　（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。

　　（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。

　　（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　　（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。

　　（5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。

　　5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的`人員泄露檔案內容。

　　6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

　　7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。

　　三、檔案保密

　　1、認真執行公司的商業和技術保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。

　　4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。

　　5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。

　　6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。

公司文件管理制度9

　　為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、文件、資料的來源和范圍

　　文件、資料的來源有兩種：接收和發放。

　　1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。

　　2、發放的文件填寫《文件發放登記表》和《文件移交登記表》。

　　文件、資料的來源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來文件。

　　二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:

　　本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。

　　2、經營業務類:

　　公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:

　　勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、政府類：政府下發至公司的各類文件。

　　5、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

　　6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　三、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務部發來的文件編號為SZC;燃氣協會人事部發來文件為SWR。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為:

　　1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。“B”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。“C”機密級文檔: 內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發布年月日+歸檔序號+（受密級）。

　　例如: 將總公司辦公室公開發布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。

　　四、檔案的保管、調閱與歸還

　　1、巳歸檔的`公司文件、資料,由辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記表》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔,須填寫《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔,須經主管領導批準后方可調閱。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱, 須經公司經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。

　　5、檔案歸還時間為《文檔調閱申請表》上填寫的時間內，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。

　　五、歸檔保存期限

　　1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

　　3、三年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須三年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。

　　六、檔案的銷毀

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔, 須經公司經理批準后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　七、附表的管理

　　本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。

　　八、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。

　　本制度自簽發人簽字日起生效執行。

　　另附：附表1《文件接收登記表》

　　附表2《文件移交登記表》

公司文件管理制度10

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。

　　2、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等

　　3、公司的請示與上級批復文件

　　4、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告

　　5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會決議、董事會決議等相關文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營業執照、稅務登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類文件應由總經理辦公室安排專人保管。

　　2、保管人員需根據文件內容及其歷史關系，合并整理，分類保存。

　　3、檔案保管人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門負責人簽字。

　　2、借閱的`案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場所，不得讓無關人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時，由檔案保管人員當面查點清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　四、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司文件管理制度11

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

　　1、上級機關召開的需要貫徹執行的會議的.主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經濟活動中與外單位的來往信件、合同、協議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門：財務部）

　　9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領導在公務活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協議、報告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）

　　18、公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業執照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項目完成后專業圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　（1）各專業都要建立健全個專業的文件、圖書等材料，由各部專業集中統一保管。

　　（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。

　　（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　（4）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。

　　3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關機密問題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場所。

公司文件管理制度12

　　1.編訂依據

　　本公司為了規范化質量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質量管理為努力方向，為完善內部質量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內部記錄和內外部發放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用于本公司現涉及的所有記錄和文件。

　　3.責任部門

　　本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

　　4.制度細則

　　4.1記錄編號規定

　　4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來記錄。

　　4.1.2內部記錄的設定格式為：

　　QR + XX + XX + X/X

　　記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

　　4.1.3外來記錄的設定格式為：

　　（WL）QR + XX + XX

　　外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

　　4.2公司文件編號規定

　　4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：

　　（1）標準操作指導書：SOP

　　（2）標準檢驗指導書：SIP

　　（3）標準管理程序：SMP

　　4.2.2質量手冊的編寫格式為：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司簡稱+質量手冊縮寫+手冊版本號

　　4.2.3程序文件的設定格式為：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

　　4.2.4操作/檢驗規程、管理程序的設定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

　　4.2.5外來文件的設定格式為：

　　WL + XX + XX

　　外來文件縮寫+隸屬部門+部門內部編號

　　4.3部門編號的規定

　　4.3.1各部門的編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質量部QM、市場部MD、銷售部SD、售后服務部AS、商務部MC、采購部PD、倉庫WD。

　　4.4文件編寫格式的確認

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標題抬頭采用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15厘米，表格內容采用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段后間距設置為0，同時設定為自動調整中文與數字的間距。

　　4.4.1.2文件內容中的一級標題及二級標題采用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的'編號方式。如：

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段后間距設置為0，頁面布局設定為上下頁間距2.54厘米，左右設定為3.18厘米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號后空一格編寫內容以保證美觀。對于正文中出現的部門、規章制度、法律法規應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成后，應通讀流暢，對于應進行斷句的內容使用中文標點符號進行斷句。

　　4.5文件的發放和管理

　　4.5.1文件發行

　　4.5.1.1公司所有現行文件，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作說明書等。文件全部由體系部進行統一發放，并對發放的文件記入《文件發放管理臺賬》，在臺賬中記清發放文件數量，并由簽收人當面進行簽收。

　　4.5.2文件補發

　　4.5.2.1文件簽收人應對發放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請填寫《文件補發申請表》并交于體系部留檔，當體系部收到文件補發申請后，將于三內日將補發的文件交于申請部門。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執行文件如有更新、替換情況發生，將由體系部發送郵件至相應文件隸屬部門，通知并予以更換，更換的文件將計入《文件更新換版臺賬》。請各文件執行部門注意，換版的文件的版本號將有所發生變化，如：原文件版本號為A/0,那么修改后的版本號則為A/1，如發生換版，則版本號變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核后的文件下發至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。

　　4.5.5文件編號

　　4.5.5.1由各部門編號的文件應統一編號格式，部門內編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重復。如部門文件編號在執行中發現重復應及時上報體系部進行核對并處理。

公司文件管理制度13

　　第一章總則

　　第一條為提高行文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實際情況,特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發的各種文件、資料。

　　第三條全公司各類文件由辦公室統一管理。

　　第二章收文的管理

　　第四條公文的簽收。

　　(1)凡送公司的文件均由公司收發員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　(2)對上級機要部門發來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管。

　　(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件,總經理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續。

　　(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。

　　第六條公文的閱批與分轉。

　　(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

　　(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　(3)為加速文件運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門,如關系到兩個以上業務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。

　　(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。

　　(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。

　　第三章發文的管理

　　第八條發文的規定。

　　(1)全公司上報、下發正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文,應分別向公司辦公室提出發文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文,則由辦公室分別按機構設置與業務分工統一歸口發文。

　　(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發。

　　第九條發文的范圍。

　　(1)凡是以公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發文的范圍。

　　(2)公司下發文件主要用于以下事項。

　　①發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。

　　②公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定,發布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。

　　(3)公司上行文、外發文主要用于以下事項。

　　①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　　②在公司日常生產、技術、經營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經公司總經理批準后,由主管業務部室書面或口頭通知執行,一般不用公司文件發布。

　　③凡各業務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發文,不備查考,可以用部室名義發會議紀要。

　　④各業務部室與外單位發生一般業務聯系,可用各部室的名義對外發函(應各自編號備查),不用公司名義發文。

　　第四章發文程序與要求

　　第十條發文程序規定。

　　(1)各單位需要發文,應事先向辦公室提出申請。

　　(2)辦公室同意發文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。

　　(3)草擬文稿必須從公司角度出發,做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

　　(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。

　　(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。

　　(6)經辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。

　　(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。

　　(8)需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。

　　(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規定呈送公司領導簽發。經領導簽發后的文稿交辦公室秘書,統一編號后送打印室打印。

　　(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發。

　　第五章文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發現文件丟失、必須及時

　　查明原因和責任者,并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

　　第六章文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍。

　　(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統一由辦公室負責歸檔。

　　(2)公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等。

　　(3)公司總經理辦公會以及各種專業例會記錄。

　　(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發言材料等。

　　(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的'報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。

　　(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。

　　(7)公司日志和大事記。

　　(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　(9)業務部室日常工作中形成的活動資料,由各業務部室負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求。

　　(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

　　(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　第七章文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關規定,辦理申請銷毀手續。

　　1、凡上級和外單位發來的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經理審閱后,再送公司領導批閱。

　　2、經公司領導批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。

　　3、各部門接文件后,要當日閱辦,并根據領導批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯合承辦的,主辦部門要主動做好協同工作,協辦部門要積極配合。

　　4、綜合部對發送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。

　　5、各部門在文件承辦后,要將辦理結果寫在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。

　　6、上級下達的業務性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經理簽批后可以復印留用。

　　7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關會議收到會議文件,均需交公司綜合部統一登記,并按文件處理程序閱辦。

公司文件管理制度14

　　一、總則：

　　為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

　　二、技術文件的.編制、審核、批準：

　　1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。

　　2、工程部部長負責技術文件的審核。

　　3、總經理負責技術文件的批準。

　　4、技術文件包括：

　　a、圖紙；

　　b、工藝操作規程；

　　c、設備操作規程；

　　d、產品內控標準；

　　e、產品檢驗規范；

　　f、采購技術要求等。

　　三、技術文件的更改：

　　1、技術文件更改的前提：

　　a、顧客要求更改；

　　b、由于開發試制的疏忽而必須更改；

　　c、技術要求過高，生產設備無法達到而必須進行更改等。

　　2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經理批準；

　　3、技術文件更改申請單應包括以下內容：

　　a、更改原因；

　　b、更改前參數；

　　c、更改后參數。

　　4、技術文件更改申請單的審批：

　　a、廠務經理負責對技術文件更改進行審批；

　　b、必要時廠務經理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽；

　　c、廠務經理下達技術文件更改指令（書面文件）；

　　5、生產部根據指令實施更改。

　　a、更改不得降低規定的產品質量水平和顧客適用性要求；

　　b、更改不得違反有關標準和法律、法規；

　　c、工程部負責更改，其他人員未經受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；

　　d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。

　　四、技術文件的管理：

　　1、技術文件發放：技術文件由工程部發放到相關責任部門，并在[文件發放記錄表]上登記，由領用人簽名。

　　2、文件使用和保管：

　　a、工程部根據工作需要合理發放給使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發手續；

　　c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；

　　d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；

　　e、借閱技術文件須由技術部或廠務經理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；

　　f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；

　　g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。

公司文件管理制度15

　　1、目的：

　　為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。

　　2、適用范圍：

　　本制度適用于公司所有文件的管理。

　　3、定義：

　　公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

　　4、文件處理程序：

　　公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

　　4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

　　4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監督。

　　5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

　　5.1管理制度：適用于公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用于系統性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

　　5.2工作通知：適用于轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項；

　　5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。

　　5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

　　5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。

　　5.6對外發函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

　　5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

　　5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

　　5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。

　　5.10批復：答復請示事項用“批復”。

　　6、文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

　　6.3文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；

　　6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發文編號；發文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

　　6.5發文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

　　6.5.1公司級發文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文瑞普人字【xx】號

　　6.5.3總裁辦發文瑞普辦字【xx】號

　　6.5.4財務部發文瑞普財字【xx】號

　　6.5.5研發部發文瑞普研字【xx】號

　　6.5.6質管部發文瑞普質字【xx】號

　　6.5.7營銷中心發文瑞普銷字【xx】號

　　6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的`第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

　　6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。

　　6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

　　6.9具體要求：

　　6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；

　　6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

　　6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；

　　6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；

　　6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規范；

　　6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。

　　7、收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；

　　7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。