企業檔案管理制度

時間：2025-02-01 09:31:48 管理制度我要投稿

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企業檔案管理制度

　　在充滿活力，日益開放的今天，制度使用的頻率越來越高，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編幫大家整理的企業檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

企業檔案管理制度

企業檔案管理制度1

　　1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。

　　2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。

　　3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。

　　4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

　　5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的.，應在利用效果登記表上注明，并經登記。

　　6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。

　　7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。

　　8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。

企業檔案管理制度2

　　一、目的：

　　為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。

　　二、內容：

　　1、歸檔制度

　　（1）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。

　　（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的'具體位置。

　　（3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。

　　2、核查制度

　　檢查核對一般定期進行。但突發事件之后或對有些檔案發生疑問之后也要進行檢查核對

　　3、保衛制度

　　（1）、指定專人負責檔案保管。

　　（2）、備齊必要的存檔設備。

　　（3）、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

　　（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

　　4、統計制度

　　（1）人事檔案的數量。

　　（2）人事檔案材料收集補充情況。

　　（3）檔案整理和保管情況。

　　（4）檔案及設備利用情況。

　　5、轉遞制度

　　檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，（1）取出應轉走的檔案；

　　（2）填寫人事檔案轉遞記錄；

　　（3）按發文要求包裝、密封

　　6、借檔制度

　　（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加斧章。

　　（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；

　　（3）證明材料由人事處審閱，加斧章，然后登記、發出。

企業檔案管理制度3

　　一、客戶檔案管理對象

　　客戶檔案管理的對象就是你的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶。它們都應納入企業的客戶管理系統。

　　1.從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以來客戶和新客戶為重點管理對象。

　　2.從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶。對于第一類客戶，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的客戶，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對于第三類客戶，檔案管理的重點是全面搜集和整理客戶資料，為即將展開的交易業務準備資料。

　　3.從客戶性質來劃分：包括政府機構（以國家采購為主）、特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易伙伴等。這類客戶因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同，對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

　　4.從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客戶（交易時間長、交易量大等），一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重點應放在主力客戶上。

　　總之，每個企業都或多或少的擁有自己的客戶群，不同的客戶具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了各具特色的客戶檔案管理系統。

　　二、客戶管理內容

　　正如客戶自身是復雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內容也是復雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的基本內容包括以下幾項：

　　1.客戶基礎資料。即企業所掌握的客戶的最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的起點和基礎。客戶資料的獲取，主要是通過推銷員進行的`客戶訪問搜集起來的。在檔案管理系統中，大多是建立客戶卡或客戶管理卡的形式出現客戶檔案管理制度客戶檔案管理制度。

　　客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。

　　2.客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。

　　3.業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

　　4.交易活動現狀。主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。

　　以上四方面構成了客戶檔案管理的重點內容，客戶檔案管理基本上是圍繞著這四方面展開的。

　　三、戶檔案管理方法

　　1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎工作，是建立客戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

　　客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

　　①.由推銷員進行市場調查和客戶訪問時整理匯總。

　　②.向客戶寄送客戶資料表，請客戶填寫。

　　③.委托專業調查機構進行專項調查。然后根據這三種渠道反饋的信息，進行整理匯總，填入客戶檔案卡。

　　在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客戶基于商業秘密的考慮，不愿提供全部詳實的資料，或者由于某種動機夸大某些數字（如企業實力等），所以對這些資料應加以審核。但一般來將，由客戶提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。

　　第三種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是危險客戶的信用狀況等，但需要支付較多的費用。

　　通過推銷員進行客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是：編制客戶訪問日報（或月報），由推銷員隨身攜帶，在進行客戶訪問時，即時填寫，按規定時間上報，企業匯總整理，據此建立分客戶的和綜合的客戶檔案。除外，還可編制客戶業務報表和對可客戶銷售報表，以從多角度反映客戶狀況。

　　為此，需制訂推銷員客戶信息報告制度（其中包括日常報告、緊急報告和定期報告）。需制定推銷員客戶信息報告規程。

　　2.客戶分類。利用上述資料，將企業擁有的客戶進行科學的分類，目的在于提高銷售效率，促進企業營銷工作更順利地展開。

　　客戶分類的主要內容包括：

　　①.客戶性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便于銷售業務的展開。如按所有權，劃分（全民所有制、集體所有制、個體所有制、股份制、合資等）；按客戶性質劃分（批發店、零售商、代理店、特約店、連鎖店、專營店等）；按客戶地獄劃分（商業中心店、交通樞紐店、居民區店、其他店鋪等）；按顧客的實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便于對客戶進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理。

　　②.客戶等級分類。企業根據實際情況，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便于進行商品管理、銷售管理和貨款回收管理客戶檔案管理制度百科。

　　③.客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發貨，首先將客戶劃分為不同的區域。然后，再將各區域內的客戶按照經濟合理原則劃分出不不同的路序。

　　3.客戶構成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標識，將客戶分類，分析其構成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀況，找出不足，確定營銷重點，采取對策，提高營銷效率。

　　客戶構成分析的主要內容包括：

　　①.銷售構成分析。根據銷售額等級分類，分析在公司的銷售額中，各類等級的客戶所占比重。并據此確定未來的營銷重點。

　　②.商品構成分析。通過分析企業商品總銷售量中，各類商品所占的比重，以確定對不同客戶的商品銷售重點和對策。

企業檔案管理制度4

　　人力資源檔案管理已經成為現代企業管理方式之一，儲存了有關企業人員全面的個人情況和個人掌握的知識技能等綜合信息。目前，現代企業基本實現了辦公自動化，提出對人力資源檔案管理與計算機技術結合的要求，將其轉化為直接利用的數字信息。但現代企業人力資源管理平臺的構建目的將不僅僅是對個人信息和知識情況的存儲，更是需要以人所掌握的知識作為管理單位，把這類信息及時、準確地發布出來，滿足企業不同層級的人員對知識共享、快捷及利用的需求。

　　1、系統平臺需求分析

　　基于現代企業人力資源系統平臺的構建，必須從企業全局角度來著眼，以目前企業已擁有的管理系統的硬件設備與軟件系統的兼容性作為開發基礎。實現人力資源檔案信息的科學管控與組織知識的充分共享，使人力資源檔案管理思想與現代企業管理文化進行接壤，提高企業人才的整體協作性和團隊人才意識。因此，系統必須考慮以下幾個方面：首先，系統建設需要以檔案法律法規為準繩，保障企業人員對檔案信息的隱私權和知情權；人力資源檔案系統信息的收集符合法律法規的.要求，滿足企業員工自愿參與的原則。

　　其次，系統建設必須以目前企業管理系統的特性作為參照，主要體現在系統平臺必須與企業管理系統具有良好的交互性、兼容性以及技術的融合性上，為系統平臺與企業對接減少阻礙。再次，系統平臺的功能設計必須從雙方面的利用角度進行考慮，不僅對企業管理者提供幫助，更要肩負起對企業員工利用需求的責任；建立專人專用賬戶的用戶權限，方便管理、利用和消除信息不安全等因素的考慮。此外，對于企業核心價值的技術信息必須進行嚴格保密。數據保存必須考慮到突發狀況和外在環境改變等因素，保持信息數據的安全性和完整性。最后，以企業利益最大化為根本目標，縮減到企業投入最低成本。

　　2、系統功能設計

　　現代人力資源管理平臺主要包含三部分功能：用戶個人信息認證、企業員工知識共享、系統管理三個模塊。以上三種功能通過B/S網絡模式可以實現：普通用戶登陸后經過系統的授予權限，可以對個人的身份相關信息進行校對，個人有關信息如果有誤，可以向系統管理人員提供機構證明，管理人員對系統個人信息進行修改、刪除、增加新錄入，并且該用戶可以利用賬號分享本人或所在機構所掌握的技能知識，平臺提供多用戶進行在線交流等功能；系統管理員按照企業內的層級和不同部門分類設置不同用戶權限，用戶可以通過賬號查詢企業知識信息庫；系統管理人員不僅具有普通用戶的權限，還可以對系統的管理模塊進行管理，對用戶權限進行系統設置，同時還必須肩負起對知識庫的更新和信息審核的責任。

　　現代企業人力資源檔案管理平臺頁面是與員工直接對話的窗口，必須為企業員工提供多分類頻道，幫助其獲得最新資訊，建立如分類導航、知識庫查詢、業務查詢、信息反饋、即時信息發布、用戶在線交流等等功能。知識信息庫錄入與最新知識發布只向管理人員賬戶權限開放，普通賬戶對知識信息的更改或增加，可以通過信息反饋系統對系統管理人員提出申請，得到及時回復。

　　3、現代企業人力資源檔案管理平臺的技術架構

　　結合現代企業人力資源檔案平臺的功能分析，筆者提出了對系統平臺的主站點及其各有關站點設計方式，包括充分考量了現代企業在實踐應用所需欄目，借此確定添加哪些欄目的功能最為有效、欄目如何設置更為合理、欄目可以對哪些用戶可以公開，以及人力資源檔案平臺信息庫需要創建檔案資源信息和知識庫信息內容等。因為知識庫與人力資源檔案信息庫處于系統平臺的后臺位置，并且與平臺的表層頁面相對分開。基于以上特點，現代企業人力資源系統平臺主要采用普遍應用的三層式B/S系統結構。

　　第一，企業人力資源檔案管理系統表示層。表示層是應用于系統存儲的數據與企業用戶的直接接口，擔負起將系統存儲的數據轉化為用戶最易于接受的表現形式。此外，現代人力資源檔案系統表示層不僅對系統內信息進行轉化，而且該系統將員工所掌握的知識、技術方法以及管理方法進行形式轉化存儲到系統數據庫中。

　　第二，企業人力資源檔案系統邏輯層。系統邏輯層作為存儲資源庫的實踐應用，管理存儲系統平臺對信息的收集與邏輯存儲數據庫并接受用戶各類訪問。邏輯層依照用戶對信息的需求進行分析、對平臺進行設計。設置以下模塊如個人人力資源檔案信息、部門信息、信息反饋、個人知識發布、知識庫查詢、系統管理等，相應的登錄用戶分為一般用戶和管理人員賬戶對系統進行相關操作。

　　個人人力資源檔案信息管理主要針對企業員工個人信息的全面概括，可以通過信息反饋模塊對信息中存在的偏差與系統管理員進行溝通，對身份信息進行修改和添加；系統管理包括用戶權限管理、在線反饋、知識審核、知識在線發布、登錄日志等；權限管理主要對系統登錄賬戶根據所處部門和級別進行合理授權；知識信息發布管理是根據用戶通過賬號主動分享的知識通過管理員進行審核，一方面按照信息收集準則進行分類入庫；另一方面通過員工登錄日志，對高頻的搜索話題進行匯總，來對信息進行即時發布；系統維護通過管理人員賬戶對系統進行定期日常維護。

　　4、系統管理平臺安全保障制度的建立

　　企業人力資源檔案管理平臺獲得企業員工信賴的基礎，是以保障該系統提供安全、高效、準確的信息作為前提。因此，根據信息庫的信息內容特征，本系統可以采用以下的技術安全手段與安全制度，保持信息系統的安全化管理以及知識信息的安全。

　　第一，唯一的身份賬號。系統管理人員在企業員工應聘進入企業工作時，就針對其職能身份進行了認定，分配了一個專用賬號，此種方式可以防止員工進行多次注冊，避免服務器的過重負擔和多用戶身份混亂帶來不安全因素，使系統平臺的用戶操作限定在特定對象，幫助系統平臺在日后利用信息統計與訪問追蹤統計提供了真實數據。

　　第二，對所有員工賦予特定的身份權限與核心技術知識進行加密處理。企業員工獲得的權限，必須進行分級設定，保障系統平臺多種功能得到準確與高效的發揮。處于企業內不同職位的員工，對系統可以進行不同操作。沒有得到管理人員對相關權限的審批，普通用戶是無法對系統進行越權操作。因此，權限設置不僅使系統平臺管理更為便捷，也為系統平臺操作安全提供保障。其次，人力資源管理平臺的數據庫還為企業存儲相關核心技術數據，不同密級的知識需要核心人員掌握，而并非可以對所有人員開放利用。基于以上因素，員工的身份與核心知識加密設置不同進入權限，可以根據其不同部門的職能屬性與層級職務大小進行科學的權限分配，時刻保持信息庫內的知識信息處于穩定與可控中。

　　第三，為保證整個系統的信息安全，必須對原有系統數據庫進行定期的備份，嚴格編制系統操作守則，并要求所有員工嚴格遵守，保證信息系統得到安全操作。

企業檔案管理制度5

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。

　　二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的`核定、登記。

　　三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　四、凡正式文件在經登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

企業檔案管理制度6

　　（一）總則

　　一、本管理制度旨在確保公司文件收發的完整、及時、準確，促進部門內部及部門和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以部門名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的.各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

　三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達部門領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。

　　4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

　　5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

　　6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。

　　7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

　　（三）發文制度：

　　1、部門各類文件指在公司內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。

　　3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按部門統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，部門任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發送之前應加蓋部門相應的公章。

　　5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

企業檔案管理制度7

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的`、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。

　　第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

　　第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從20xx年1月1日起執行。

企業檔案管理制度8

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

　　2 、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

　　3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

　　4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2 、凡屬歸檔范圍的.文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。

　　4 、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出

企業檔案管理制度9

　　第一章總則

　　第一條為了加強公司各類檔案的系統管理，實現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。

　　第二條凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據為已有。

　　第二章檔案管理體制

　　第三條

　　1、統一管理原則：公司檔案實行統一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據為己有。

　　2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務，維護公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。

　　第四條公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、各項規章制度檔案、工程技術檔案各項目資料、圖紙資料、建設工程、拆遷檔案等其他資料。

　　1、與公司財務有關的資料由財務部保管。未經董事長許可，任何人不可動用。

　　2、有關文書、各項規章制度方面的資料，由辦公室保管。

　　3、設計方案、施工圖、設計變更、監理、洽商、設備廠家的資質文件及其往來資料以及設計院、勘察單位之間往來資料、采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等，由工程部自行歸檔保管。

　　4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。

　　5、前期部方面資料：項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料，由前期部自行歸檔保管。

　　6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。

　　7、各部門向辦公室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。

　　第五條各部門形成的文件材料等由本部門負責歸檔管理，辦公室有責任對各部門的檔案管理工作進行監督和指導。

　　第六條因工作變動或因故離職時，應將文件材料交接清楚，才能離職。

　　第三章檔案的歸檔范圍

　　第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

　　1、部門含部門以上的各種計劃、方案、規劃，各種重大決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、大事記等。

　　2、各種工程圖紙、設計變更通知書等工程資料。

　　3、各類工程檢測、鑒定報告。

　　4、各種協議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及說明書。

　　5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各種審計報告、資產評估報告。

　　7、公司各種管理規章制度。

　　8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

　　9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

　　10、公司的'重大奠基、慶典、新聞發布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

　　11、公司發展大事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。

　　12、其他需要歸檔的重要文件。

　　第四章檔案的借閱管理辦法

　　第八條凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。

　　第九條借閱的檔案密級與領導簽批

　　1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關手續，經部門經理簽字，董事長助理或總經理審批后，可辦理借閱、查閱手續。

　　2、重要檔案及財務檔案，須由董事長批準，方可借閱。

　　第十條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，依據《檔案借閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經董事長助理或總經理批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理手續。如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　第十一條公司檔案借閱查閱只供公司內部各部門。檔案借閱時間為3天，如需延長，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量，承擔一切賠償責任。

　　第十二條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案室審查無誤簽字后，才能調離。

　　第十三條加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。

　　第五章檔案的銷毀

　　第十三條辦公室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料。

　　第十四條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經辦公室確認，報董事長助理、總經理審批，并進行登記后予以銷毀。

　　第十五條銷毀時要有二人監督，銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

　　第六章罰則

　　第十六條有下列行為之一，視情節輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

　　5、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者檔案管理者同罰。