淺析電力企業文秘工作的特征及工作方法論文

　　【摘 要】電力企業改革發展的新形勢，對辦公室的工作要求越來越高。文秘工作作為領導工作的拓展和延伸，面臨的挑戰也越來越多。如何做好辦公室文秘工作，成為新形勢下辦公室文秘人員需要深入思考的問題。本文主要結合文秘工作的實踐，探討了電力企業應如何做好文秘工作。

　　【關鍵詞】企業；文秘；工作方法；創新

　　前言

　　企業文秘工作是輔助領導辦文辦事的綜合性工作，處于協調各業務部門、連接高層和基層的樞紐地位。其工作范圍主要包括文書處理、公文擬寫、會務工作、調查研究、信息收集整理、督辦反饋、信訪接待、機要保密以及領導臨時直接交辦的各項工作等。

　　1 電力企業文秘工作特征

　　1.1 從屬性

　　這是文秘工作最根本的特征，即文秘工作是圍繞企業領導的活動展開的。領導工作所到之處，文秘工作就要隨之延伸，如領導需要召開會議，文秘就要負責會議各項事務；領導需要制定企業發展目標，文秘要提供國家政策、市場行情、等價值信息。

　　1.2 被動性

　　電力企業文秘所進行的各項工作都是以領導工作需求為導向的，故受領導活動支配和制約較為明顯。同時，需要其處理的日常事務，還有相當部分是突發事件，文秘要予以妥善應對，故被動性較強。

　　1.3 創新性

　　面對日益復雜的事務活動，秘書要向領導提供新情況、新信息，尤其要注重開展信息調研工作。不僅要掌握面上的情況，而且要根據調研收集的信息加以篩選、分析，及時更新知識，拓寬工作思路，在他人的基礎上提出新的發現、新的見解，才能真正發揮參謀助手的作用。

　　1.4 綜合性

　　企業文秘工作涉及面廣，擔負著溝通上下、聯系左右的橋梁作用，同時還要參與企業決策、市場調研、文化建設等相關事務，足見其綜合性特征。

　　2 電力企業文秘工作方法

　　電力企業文秘要想對改革發展的新形勢應付自如，將各項事務處理的井井有條，必然離不開特定的工作方法。在此，重點探討當下電力企業文秘工作的要求和方法。

　　2.1 樹立三種意識

　　（1）服務意識。一要增強大局意識，圍繞中心，服務大局，要善于從政策的角度思考問題，謀劃工作，當好參謀。二要增強超前意識。想問題、辦事情要超前一步，注重換位思考，提高敏感性，增強主動性，經常深入基層，及早做好調查研究，提出有可行性的意見和建議。三要增強服務意識，辦公室作為綜合協調部門，要牢固樹立服務第一的思想，對領導交辦的事情、部門協同的事項要積極主動辦好，既要服務好機關，又要服務好基層，既要熱情周到，又要大度細致。

　　（2）學習意識。對于電力企業而言，文秘除應學習傳統的辦公知識外，還應具備以下幾個方面的知識：一是依法治企知識�，F代企業的發展對文秘的法律素質要求越來越嚴格。我國社會主義市場經濟要求企業在法律規定的范圍內獨立行使經營自主權。這就要求文秘應主動學習《公司法》、《合同法》、《侵權責任法》等與依法治企相關的法律知識。憑借法律知識儲備，提出合理建議，維護企業合法權益。二是經營管理知識。通曉本企業各項基本制度，學習和熟悉本企業的運作流程、技術工藝、經營服務等知識。三是企業文化建設知識。企業的核心競爭力是文化建設，突顯電力企業的人文品質和社會責任。文秘要熟知企業核心價值觀、規章制度等信息，才能在對外交往中通過準確表達企業文化建設的內容，推動企業在競爭共贏中實現良性發展。

　　（3）創新意識。電力企業的文秘工作已經擴展到信息、決策、咨詢、助理、提供現代尖端技術服務等領域。工作中需要研究、控索的問題層出不窮，必然要求思維上的創新，以適應高度集中的企業管理。文秘要立足崗位充分發揮主觀能動性，一定要深入實際、深入基層、深入一線，保時與時俱進、開拓創新的精神狀態，努力改變舊的思維方式和工作方法，摒棄那些過時的“舊框框”，嘗試創造性的進步。

　　2.2 提高兩種素質

　�。�1）心理素質。電力企業管理不僅要求文秘有較強的文字表達能力、快速敏捷的處事能力、對領導者意圖的領會理解能力，還要求文秘有較強的心理承受能力。面對千頭萬緒的事務，要具備足夠的耐心與毅力；面對領導的批評，要言語得當，理性對待；面對內外矛盾和突發狀況，要沉著冷靜，積極應對；面對他人的誤解和質疑，要寬容大度，不拘小節。

　�。�2）道德素質。文秘人員代表著企業的核心文化，是電力企業形象的綜合體現�；�于良好的企業形象和禮儀，文秘人員還應進一步提高道德素質，確切的說是職業道德素養。包括樹立正確的地位觀、權力觀和利益觀。既不高人一等，也不超越權限，一切均從企業大局出發，做到實事求是。

　　2.3 強化五種能力

　�。�1）文字表達能力

　　電力企業的文秘人員應具備較強的文字功底，這不僅是傳統文秘崗位對文秘工作者的要求，更是電力企業多而龐雜的服務內容對文秘工作者的迫切需要。文秘工作者要勤學多練，確保領導講話、工作匯報、工作計劃等材料言簡意賅、便于理解。針對法律條文、通訊報道、公務信函等領導工作可能涉及的內容均應有所涉獵。同時文秘人員還應掌握聽寫、速記、擴寫、縮寫、默寫等基本技能，應對快節奏工作需要。

　　（2）技術操作能力

　　信息時代的到來推動了企業辦公逐步走向信息化和自動化，這就要求企業文秘具備技術操作能力，提高工作效率，節約人力時間。如操作復印機、傳真機、錄音機、計算機等傳統辦公設備能力。除使用Word、Excel、Powerpoint等常用辦公軟件的能力，還應具有應用網絡通訊設備、電子商務的能力。

　�。�3）信息處理能力

　　信息處理是電力企業文秘的基本事務，只有通過收集、匯總、處理、再造信息，方能保證信息更多、更準、更新、更有價值，進而為領導決策提供可靠有力的依據。信息分為內部信息和外部信息。收集企業內部信息，主要包括內部管理方法創新、新技術的研發、員工建議和意見等。文秘對此類信息加工處理后及時反饋給領導，用于快速解決內部問題，促進企業和諧發展。收集外部信息，主要包括宏觀市場環境、政策環境等。文秘對這類信息加以合理預測和分析后，為領導提供有力的決策信息。

　�。�4）溝通協調能力

　　文秘人員的一個重要職責就是做好“上傳下達，下情上報”，既要將領導班子的意圖和決策傳遞到基層業務部門，又要將業務部門的執行情況和效果，反饋至決策層。 這就要求文秘人員既要準確把握和理解高層的意圖和思想，能及時傳達最新信息，另一方面，也要熟悉了解基層業務部門的情況，能及時掌握企業基層的動態，

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