洽商函的格式

　　1、函的概念、特點

　　函是不隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題；或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

　　函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上比較靈活，不僅可以在平行機關之間、不相隸屬的機關之間行文，而且還可以向上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題外，還可以向有關有管部門請示批準事項；向上級機關詢問具體事項，也還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請示批準事項，以及上級催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正，不過這種情況并不多見。

　　函具有以下幾個特點：

　　⑴溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示著平行文種的功能，這是其它公文所不具備的特點。

　　⑵靈活性。表現在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活。除了國家高級機關的重要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其它一般函，比較靈活自便。可以按照公文的格式及行文要求辦，也可以不完全按照公文的格式及行文要求辦；可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發文字號，甚至可以不擬標題。

　　⑶單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

　　2、函的分類

　　函可以從不同角度分類：

　　按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位較為正式和公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。

　　按發函的目的分，可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出公務事項所發的函；復函則是回復對方詢問所發的函。

　　另外從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函、征求意見函、催辦事宜函、請求批準函、答復事宜函、報送材料函，等等。

　　3、函的結構、內容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性，茲不一一列述。這里主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法，其他類別的函可以比照來寫。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。各部分的格式、項目內容和寫法如下：

　　⑴首部。發文字號、主送機關等項目內容。

　　①標題。公函的標題一般有兩種形式，一般由發文機關名稱、事由和文種構成。

　　②發文字號。由發文機關代字后加“函”字、年份和序號構成，如“國辦函〔1994〕103號”。

　　③主送機關。即受文單位，寫明全稱，后面用冒號。

　　⑵正文。這是公函的主體部分。主要包括緣由、事項和結語三項內容。

　　①緣由。概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關問題函復如下：”等過渡語轉入下文。

　　②事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。是相互商洽工作、詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準，要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

　　有的公函，事項涉及的內容比較多，也可以分類列明。

　　③結語。一般根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。

　　⑶尾部。一般包括署名和成文時間兩個項目內容。

　　署名寫上機關單位名稱，并加蓋公章；成文時間寫明年、月、日期。

　　4、撰寫函件應注意的問題

　　首先，要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。特別是平行機關之間的行文，一定要注意語氣平和有禮貌，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維，謹小慎微。至于復函，要注意行文的針對性，答復的明確性。

　　其次，函也有關于時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。不少單位在處理函件時，誤以為它的時效性不很強，于是就拖辦或者緩辦，有的甚至不辦，這樣勢必會給工作造成一定損失。所以，函雖然不像“命令”、“指示”等文種那樣具有權威性，但它畢竟是公務活動中不可或缺的文種，我們應該像對待其它公文一樣，及時處理函件，以保證公務活動的正常進行。

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