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邀請信設計的有關事項
在活動舉辦16周之前完成：
· 確保把自己的時間安排計劃通知設計人員，以便對方有足夠的時間進行設計，
會議活動準備之邀請信終結
。· 核對一下設計人員和印刷商的休假時間。
· 如果有定做紙板等特殊要求，是否另外收費？
· 他們需要你提供些什么？需要提供照相原版嗎？明確他們的要求，并記錄在任務分工表上，以便及時提供。
· 聯系郵局，確保把自己的時間安排計劃提前通知郵局，以便對方有足夠的時間處理郵件。
· 為實現更好的管理和控制，你或許會希望由內部人員來出來部分工作。
· 通過邀請信設計初審、二審，然后聯系印刷商，給郵局提供信封：信封要寫明地址、裝上郵票。至少一周的時間來做這項工作。跟郵局核實一下送交時間，對方可能會因同一時段有其他事情要處理而要求調整一下時間。
對于名單A上的客人郵寄邀請信（活動舉辦7周之前完成）：
具體時間因各地的投遞時間表和邀請信投送地區的不同而略有不同，
管理資料
《會議活動準備之邀請信終結》(http://www.ipr-jzsc.com)。試投性卡片或信件可以早點投遞，讓客人知道將有一個活動要舉辦，但日期還未確定，如接受邀請，在特定時間將郵寄正式邀請信。跟蹤名單A上客人的回復截止日期，繼而給A名單上的VIP客人郵寄通行證（如果有需要：客人的通行證通常用于安全控制目的，作為一種看得到的證件，它可以掛在脖子上、夾到包或皮帶上，或者戴到手腕上。在一些或東西中，會有兩種類型的客人安全通行證，一種是普通通行證，另外一種是可進入VIP房間的“特殊通行證”。）
給名單B上的客人郵寄邀請信，名單B上客人的回復日期
給名單B上的VIP客人郵寄通行證（如果需要）
這些時間安排是在所有材料都能準時送達、所有工作都能準時完成的基礎上設計的。如果你對材料能否準時送達、地址能否準時寫好、投遞安排是否恰當沒有把握的話，那最好把活動舉辦日期知道推遲一周。你最不希望發生的事情都有可能發生——郵件延誤、電腦癱瘓等。所以，不管什么時候，只要可能，都要盡早做好準備。
總結有關邀請信事宜
· 準備客人名單、設計邀請信；
· 與設計師有關的事項、聯系郵局；
· 邀請信設計初審、二審；
· 聯系印刷商、給郵局提供信封；
· 給名單A上的客人郵寄邀請信、跟進回復截止日期、給VIP客人郵寄通行證；
· 給名單B上的客人郵寄邀請信、跟進回復截止日期、給VIP客人郵寄通行證（如果有需要時）。