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    歡迎曲

    歡迎曲不僅僅是吹吹小號那么簡單，

會議活動之歡迎曲和登記

。它在營造歡迎客人抵達的氛圍方面起著重要的作用。紅地毯已近鋪開，探照燈劃過天際，空氣中到處彌漫著歡樂的氣氛……一切都已到位，馬上就要準備開始了……你真的準備好了嗎？所有的事情都已安排周到了嗎？有沒有向有關部門報告你要使用探照燈？收到書面許可了嗎？當地機場需要知道所有有可能影響航班路線和飛機起飛與降落安全的事情。這也同樣適用于有熱氣球的活動。放飛氦氣球，有時候即使是風箏，也要征得有關方面的同意。

    在多倫多島曾經舉辦過一次夏日節慶活動，主辦方想給所有參加本次活動的來賓每人一個印有本次活動標志的風箏作為禮物留念。考慮到島內有一個機場，所以活動策劃者主動與機場方面取得聯系，確定此項計劃是否可行。后來他們收到了機場方面給予的書面答復，允許放風箏，但是風箏的線長不能超過30英尺。這個例子告訴我們要提前計劃，早動手，不要等到活動馬上要開始的時候才去和有關方面溝通協商。做事情不要想當然，要做有把握的事，永遠不要自以為是。

    那么紅地毯呢？有沒有收到市政廳的相關批復，允許你在那里鋪設紅地毯？是否鋪放到位?你的做法符合有關的安全規章嗎？如果有人在地毯上絆倒、摔傷了腿怎么辦？誰來負責？你肯定嗎？多問自己一些諸如此類的問題，到時候就不會束手無策了，

管理資料

《會議活動之歡迎曲和登記》(http://www.ipr-jzsc.com)。你知道叫你一對人馬來用移動升降臺清理天花板上的氦氣球會花費多少錢嗎？你可能不想知道，但是你必須得知道。

    登記

    客人已經抵達，并受到熱情的接待；所有的小轎車、豪華轎車或大巴都已停靠到位；服務人員正在引導客人如何去存衣處和衛生間；工作人員都穿著統一顏色的制服，佩戴著名卡或掛著印有活動標志的通行證；下一步就是客人登記了，他們要出示門票或者VIP通行證，工作人員在來賓名錄中找到他們的名字完成注冊后，他們將去領票券或辦理客房入住手續。

    如果你的活動是為籌辦款而舉辦的拍賣會，那還要為來賓準備一張桌子用來登記競標用的信用卡。這里的工作人員最好安排那些專業的、對活動很熟悉的員工，否則很可能出現問題和發生擁堵現象。同樣，為來參會的客人登記房間的員工也應是熟練的老手。信用卡主要用來支付小筆個人費用，如稅、搬運費等，主要支出還是計入總賬單。這些通常由專門設立的團隊入住登記處的飯店服務人員來負責。

    在開始策劃活動時，要考慮為接待客人到達需要準備好哪些東西？需要多少張桌子？需不需要蒙上桌布裝飾好桌裙？椅子呢？要不要給電腦、信用卡處理機準備電源插座盒電話線?有的展示桌是否也需要插座？需要多少根延長線？需要多長？場地會不會提供？是否需要自帶？照明狀況好不好？是否有多處入口？

    客人登記完畢后，是否能立即收到活動的日程表、場地平面圖、作為示意圖以及其他信息？需不需要把這些資料擺在一張桌子上供客人領取？標示牌是否需要用架子只支起來？是否會用到橫幅？是否需要電話機、電腦、用來擺放媒體資料袋的桌子，或者一些贈品？桌子能否祈禱雙重作用？這些費用和增加額外時間進行綜合考慮。