文件的管理制度（精選21篇）

　　在我們平凡的日常里，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度是指在特定社會范圍內統一的、調節人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編收集整理的文件的管理制度，歡迎大家分享。

　　文件的管理制度 1

　　資料文件的有效管理對于企業的運營至關重要。它能：

　　1.提高效率：通過標準化流程，提升文件查找和使用效率。

　　2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護企業利益。

　　3.保證合規：確保所有業務活動遵循法規，降低法律風險。

　　4.支持決策：提供準確、及時的`信息，支持管理層決策。

　　5.促進知識傳承：有序的文件管理有助于企業知識的積累和傳承。

　　文件的管理制度 2

　　一、文件材料歸檔

　　1、歸檔范圍

　　凡是公司及各分公司、小區經營活動中直接形成的具有保存價值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。

　　2、歸檔時間

　　對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進行集中管理，任何部門或者個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

　　（1）文書文檔(包括統計檔案以及業務部門形成的檔案)。

　　（2）會計檔案先在財務部門保存一年后移交檔案室。

　　（3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。

　　（4）特種載體檔案，隨時歸檔。

　　（5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。

　　3、歸檔要求

　　（1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。

　　（2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。

　　（3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。

　　（4）歸檔時必須填寫移交目錄，辦理交接手續。

　　（5）歸檔的'材料原則上應裝訂成冊，確實不能裝訂成冊的，由經辦人說明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經公司有關領導同意后并辦理借出手續，歸還時對所借檔案應予以檢查核對，并注銷。

　　2、借閱檔案必須經領導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。

　　3、外單位要查閱檔案，需經本公司有關領導書面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。

　　4、借閱者要愛護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。

　　5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。

　　6、摘抄、復制檔案須經分管領導批準，摘抄的檔案內容必須經檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。

　　7、對借出的檔案，管理人員應及時催還。

　　三、檔案保密

　　1、認真執行公司的商業和技術保密制作，維護檔案的安全，做好公司的保密的工作。

　　2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無關人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。

　　3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁和銷毀檔案，不得私自泄露檔案內容。

　　4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進行密級劃分。

　　5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關規定辦理。

　　6、管理人員如有變動，必須辦理交接手續，移交時進行清點、核對，以確保檔案的完整與安全。

　　文件的管理制度 3

　　程序文件管理制度的重要性不言而喻，它：

　　1.提高效率：通過標準化流程，減少工作中的.混亂和延誤。

　　2.防范風險：清晰的指導減少錯誤，防止潛在的法律或安全問題。

　　3.傳承知識：文件化知識，便于新員工快速融入和老員工的離職交接。

　　4.提升質量：通過持續改進，提升產品和服務的質量。

　　5.保證合規：遵守法規，避免因違規操作帶來的罰款或聲譽損失。

　　文件的管理制度 4

　　文件編制管理制度是一項旨在確保組織內部信息準確、有序、高效流通的管理規定。它涵蓋了文件的創建、審批、存儲、檢索、更新和廢棄等一系列環節，旨在提高工作效率，保障信息的安全性和合規性。

　　內容概述：

　　1.文件分類與編號：明確各類文件的分類標準，制定統一的文件編號規則，便于管理和查找。

　　2.制度起草：規定文件內容的格式、要求和審批流程，保證文件的專業性和權威性。

　　3.審批與發布：設立文件審批機制，確保內容的準確性與合法性，明確發布權限和方式。

　　4.存儲與保管：確定文件的存儲介質、期限和安全措施，防止信息丟失或泄露。

　　5.更新與修訂：設定文件更新的周期和條件，規定修訂流程，確保信息的時效性。

　　6.訪問與使用：設定文件的訪問權限，規范文件的'使用行為，防止濫用或誤用。

　　7.銷毀與歸檔：規定文件廢棄的標準和程序，以及重要文件的歸檔保存。

　　8.培訓與監督：定期進行文件管理培訓，強化員工意識，建立監督機制，確保制度執行。

　　文件的管理制度 5

　　1、目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4、相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總經理助理對文件進行審核。

　　5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。

　　5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、資料的類別

　　5.2.1受控文件

　　a)內業資料;

　　b)圖紙資料;

　　c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;

　　d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;

　　e)與服務過程有關的合同協議;

　　f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:

　　a)內行文、外行文:1

　　b)未被質量體系引用的外來文件:2

　　c)與服務過程無關的合同協議:3

　　d)未被質量體系引用的法律法規:4

　　e)行業標準性文件:5

　　f)照片、錄像帶:6

　　g)電腦貯存:7

　　5.3文件、資料目錄的索引號

　　x-x.x-xx

　　文件盒編號

　　同號柜序列號

　　文件柜編號

　　文件類別編碼

　　5.4文件、資料歸檔與管理

　　5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。

　　5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的'資料均屬保密性文件。

　　5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。

　　5.5文件、資料的發放

　　5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。

　　5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。

　　5.6文件資料的調用、借閱與歸還

　　5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續

　　5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。

　　5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。

　　5.6.4機密性文件的調用與借閱規定

　　a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

　　b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。

　　c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。

　　d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

　　e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

　　f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

　　g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。

　　5.7文件的復制、破損和丟失

　　5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。

　　5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。

　　5.8文件、資料的更新

　　文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。

　　5.9文件的作廢與銷毀

　　5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

　　5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。

　　5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。

　　5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。

　　6、使用的記錄表格

　　序號

　　名稱

　　編號

　　存放地點

　　存放時間

　　1

　　[印制文件登記表]

　　qr--wd01--02--01

　　辦公室

　　一年

　　2

　　[存檔備案資料目錄]

　　qr--wd01--02--02

　　辦公室

　　長期

　　3

　　[文件分發登記表]

　　qr--wd01--02--03

　　辦公室

　　一年

　　4

　　[文件、資料借閱登記表]

　　qr--wd01--02--04

　　辦公室

　　一年

　　5

　　[文件復印登記表]

　　qr--wd01--02--05

　　辦公室

　　一年

　　6

　　[文件補發申請表]

　　qr--wd01--02--06

　　辦公室

　　一年

　　7

　　[作廢、銷毀文件登記表]

　　qr--wd01--02--07

　　辦公室

　　一年

　　起草人:審核人:審批人:

　　日期:日期:日期:

　　文件的管理制度 6

　　生產文件管理制度是企業運營中不可或缺的一環，它涵蓋了從產品設計、工藝流程到質量控制等各個階段的文檔管理。這些文件包括但不限于產品規格書、工藝流程圖、作業指導書、檢驗標準、設備操作手冊等，旨在確保生產活動的標準化、規范化和高效化。

　　內容概述：

　　1、文件的編制：明確文件的編寫格式、內容要求和審批流程，確保文件的準確性和完整性。

　　2、文件的審批與發布：設定文件的審批權限，確保只有經過審核的文件才能正式發布并投入使用。

　　3、文件的版本控制：跟蹤文件的修訂歷史，防止舊版文件的誤用。

　　4、文件的分發與存儲：確定文件的分發范圍，確保每個相關人員都能獲取到最新、正確的文件，并妥善保存文件以防止丟失。

　　5、文件的使用與培訓：對員工進行文件使用的'培訓，確保他們理解并能正確執行文件規定。

　　6、文件的審查與更新：定期對文件進行審查，根據生產實踐的反饋及時更新和完善。

　　7、文件的廢棄與銷毀：對于不再使用的文件，應有明確的廢棄和銷毀程序，以防信息泄露。

　　文件的管理制度 7

　　一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。

　　三、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。

　　四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　六、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的.應提交領導給予責任人必要的處理。

　　文件的管理制度 8

　　維護管理制度的重要性不言而喻，它：

　　1.確保設備設施的穩定運行，減少因故障導致的'生產延誤和經濟損失。

　　2.提升設備使用壽命，降低更換頻率，節約企業成本。

　　3.保障員工的生命安全，防止因設備故障引發的工傷事故。

　　4.優化資源配置，提升維護工作的效率與質量。

　　5.通過系統的維護管理，提高企業的整體運營效能和市場競爭力。

　　文件的管理制度 9

　　1、內容與適用范圍

　　本制度規定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。

　　2、工藝文件的編制

　　2.1工藝文件是企業進行工藝管理,組織生產,指導操作的技術依據,工藝文件的編制必須正確、完整、統一。

　　2.2工藝文件的編制應簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產品質量,實現安全生產,具有較好的經濟效益。

　　2.3根據產品類型,確定必備的工藝文件。

　　2.3.1樣機試制必備的工藝文件。

　　工藝方案:產品零部件工藝路線表:自制件明細表,外協件明細表,外購及企業標準工具明細表,工裝設計任務書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結等有關文件。

　　2.3.2小批量生產必備工藝文件對照產品系列鑒定資料要求由技術科酌情自定。

　　2.3.3批量生產必備工藝文件--除了小批量生產的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質量管理表,由產品主管工藝員根據實際需要確定。

　　2.4工藝文件的編制分工

　　產品工藝文件由技術科負責編制、審核。

　　3、工藝文件的會簽、驗證和審批

　　3.1工藝文件會簽、技術科的工藝文件由所屬車間負責會簽、互相制約。

　　3.2工藝文件的驗證,樣機試制及小批量生產的工藝文件,均應進行驗證,由車間負責人、技術科會同質檢人員,負責收集整理試制過程中的情況,進行一次可行性鑒定,然后由技術科認真進行修訂,經修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規,各級人員都必須嚴格遵守。

　　3.3工藝文件的審批與簽字

　　根據新的工藝文件統一格式規定,每一種工藝文件必須統一編制,審核,會.

　　簽,審查及標準化五個程序,并履行簽字手續。

　　3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。

　　3.3.2審核一一由技術科科長。

　　3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執行。

　　3.3.4審查一一產品工藝統一由技術副廠長進行審查,并履行簽字手續。

　　3.3.5標準化一一為了確保產品工藝文件正確完整,統一標準審查工作。一律由標準化員承擔,并履行簽字手續。

　　3.3.6非產品工藝文件的審查由車間主任簽字,標準化由標準化員簽字。

　　4、工藝文件的貫徹與實施..

　　4.1工藝文件是企業工藝工作的法規,各級人員都必須嚴格遵守,認真貫徹執行。

　　4.2技術科對車間工藝文件執行情況及工藝紀律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術副廠長作出報告。

　　4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執行負責,要教育車間職工嚴格按工藝文件進行操作。

　　4.4生產班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設計圖樣、工藝文件,技術標準組織生產,對執行中的問題和需要作出改進的建議,應及時向車間主任提出,未經許可,不得擅自不按工藝加工。

　　4.5質檢人員應按上述三按進行質量檢查,發現生產員工不按工藝操作時,有權制止,并及時反映給車間領導處理。..

　　4.6技術科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負責。

　　5、工藝文件修改

　　5.1工藝文件修改一般原則。..

　　5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術部門下達工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。

　　5.1.2保證修改后的文件正確統一。

　　5.1.3工藝文件修改通知單下達后,需修改的文件應在規定日期內部修改完畢。

　　5.1.4由于臨時性的'設備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應填寫“臨時脫離工藝通知單”,經有關部門會簽和批準后生效,但不能修改正式工藝文件。

　　5.2工藝文件修改程序

　　5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應符合文件的更改程序規定。

　　5.2.2工藝文件更改通知單應經有關部門會簽并經審核和批準后才能下發。

　　5.2.3按批準的工藝文件更改通知單要求進行修改。

　　5.3修改方法

　　5.3.1修改時不得涂改,應將更改部分用細實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內容。

　　5.3.2在更改部位附近標注本次修改所用標記,標記符號應按更改通知單中的規定。

　　5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內填寫本次更改的標記、更改次數、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。

　　5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。

　　5.3.4.1經多次修改,文件已模糊不清。

　　5.3.4.2雖初次修改,但修改內容較多,修改后文件已不清晰。

　　5.3.5更新描的底圖,更改欄內應按以下規定填寫。

　　5.3.5.1標記欄填寫重描寫前本次更改所用的標記。

　　5.3.5.2處數欄填寫重描字樣。

　　5.3.5.3更改文件號欄填寫重描前本次更改通知單編號。

　　5.3.5.4簽字和日期欄內,負責復核的工藝人員簽上姓名和日期。

　　5.3.5換發新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應加區分標記,嚴禁新舊兩種文件混用。

　　6、工藝文件的保管和處理胃

　　6.1凡保管的工藝文件應及時登記,根據順序分類捕,裝訂或袋裝保管。

　　6.2技術科應常備全套文件復制件

　　6.3凡需曬發的工藝文件,必須經技術科審批后方可發放。

　　6.4工藝文件由技術科統一保管,失效廢除的工藝文件應蓋作廢章后單獨存檔五年以上備查。-

　　6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標準,簽字手續齊全。

　　7、工藝文件的借用與保密

　　7.1未經批準,對外不準借用工藝文件。

　　7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續,并限期歸還,歸還時應清點。

　　7.3借閱者應保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉借,否則,一律作違反工藝紀律處理。

　　文件的管理制度 10

　　1目的

　　為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

　　對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。

　　2范圍

　　本程序包含了文件的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的`職責，適用于各過程管理體系文件的控制。

　　本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

　　3職責

　　3.1各過程管理部門職責：

　　3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。

　　3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

　　3.1.3負責過程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。

　　3.1.4負責嚴格執行過程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。

　　3.1.5負責文件更改內容等。

　　3.2生產部職責：

　　3.2.1負責管理手冊的編制。

　　3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。

　　3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。

　　3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。

　　4程序內容

　　4.1確定文件種類

　　4.1.1為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

　　4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準（見法律法規的識別與評價程序）；上級部門下發的通知、要求、規定和辦法；相關方的期望和要求。

　　4.1.3綜合管理體系文件

　　a.方針、目標和指標；

　　b.實現方針、目標和指標的策劃；

　　c.控制各業務過程的程序、規定、指導書、表格。

　　4.1.4資料和記錄

　　相關的資料包括但不限于：

　　a.各類分析/評價/統計數據；

　　b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術監察（檢測）資料；

　　c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見；

　　d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄；

　　e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告；

　　f.化學危險品安全標簽、安全技術說明書、儲存、使用防護指南；

　　g.危化品應建立一欄三卡（職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）

　　h.設施的設計、運行技術資料；

　　i.供應商和承包商檔案；

　　j.作業許可證等；

　　k.其他資料。

　　4.2提出文件的編制和修改需求

　　4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。

　　4.2.2過程負責人確定所管理的過程的文件需求。

　　4.3指定編寫人

　　4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。

　　文件的管理制度 11

　　前言：

　　為貫徹執行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎工作，改善公司經營管理，提高公司素質，確保量值傳遞準確，保證公司產品質量和降低物質消耗，提高經濟效益，特制定本管理制度。

　　1.計量組織及人員職責

　　1.1計量組織

　　本公司計量工作在管理者代表的領導下、由品管科歸口管理。品管科計量員負責整個公司計量工作的日常管理，各車間班組長作為兼職計量員負責管轄內的計量管理。

　　1.2人員職責

　　1.2.1計量工作分管領導職責

　　負責公司計量工作的全面領導；

　　負責國家有關計量法律法規在公司的貫徹落實；負責審核公司計量器具配置規劃；負責審批公司計量器具檢定/校準計劃；負責審核公司計量管理制度。

　　1.2.2品管科負責人

　　負責公司計量工作的具體領導；負責編制公司計量管理制度；

　　負責督促公司計量管理制度的有效實施；負責制定計量器具的配置/檢定/校準計劃；負責核準計量器具的內部校準結果；

　　負責組織新購計量器具/送修計量器具回廠的驗收；負責計量檢測點的確定并確保進行相應的計量檢測。

　　1.2.3品管科計量員

　　負責公司計量工作的日常管理；負責編制計量器具的內部校準規程；負責編制計量器具編號及管理臺帳；負責執行計量器具的內部校準；

　　負責組織計量器具的送檢；

　　負責計量器具使用狀況及維護保養的督查；負責計量管理相關表格的填報；負責計量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車間班組兼職計量員

　　負責管轄范圍內計量工作的管理；負責在班組貫徹落實公司計量管理制度；

　　負責督促管轄范圍內計量器具的日常維護/保養，確保使用的計量器具狀態良好；

　　負責計量管理相關記錄的收集/整理/保管。

　　2.計量器具采購/入庫/流轉

　　2.1計量器具的采購

　　2.1.1請購

　　各部門根據實際需求提出計量器具采購申請，由部門負責人填寫《采購計劃單》，明確計量器具的名稱、型號、準確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負責人確認，再由管理者代表或總經理核準，最后交由采購部執行采購。

　　2.1.2計量器具生產/供應廠家的選擇及采購執行

　　采購部接到經批準的《采購計劃單》后，即著手選擇計量器具的生產廠家，計量器具生產廠家要有生產許可證，且在其生產的器具或包裝上有明確的標識。同時具備質量保證能力和售后服務能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應商店考察，對照實物并查看相關說明書，了解生產廠家資格，比對價格等，確認符合要求即可購買。如果是大型貴重的計量器具，采購部應充分聽取使用部門、項目工程師及品管科的意見并進行市場調研、詢價，綜合評估然后選定一家質量保證、價格合理的生產/供應廠商報總經理批準再落單訂貨，如需與廠商進行技術談判應請專業人員參加，就計量器具的性能、品質、價格、交貨期、保修、備件及操作培訓等事項達成協議，報總經理批準后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執行。

　　2.2計量器具的入庫

　　2.2.1計量器具的驗收

　　計量器具到廠后，采購部即通知品管科，由品管科負責人組織使用單位、專業人員、計量員對計量器具進行驗收，驗收的主要項目是：

　　A.隨機資料和備件是否齊全；

　　B.設備狀態是否正常；

　　C.按設備說明書或相關作業指引調試設備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫《監視和測量設備驗收單》交采購部，驗收合格則準予入庫，驗收不合格則由采購部與供應商協商作退貨處理或其它妥善的解決方式。

　　2.2.2計量器具的編號/臺帳

　　計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進行編號，并登錄于《監視和測量設備臺帳》中列管。

　　2.2.3計量器具的入庫

　　計量器具驗收合格后，采購部將發票連同驗收單辦理入庫手續，若手續不全，倉管有權拒絕入庫，財務有權拒絕報銷。

　　2.3計量器具的流轉

　　2.3.1計量器具的領用

　　計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領用。領用時使用單位需填寫《監視和測量設備移交單》，由品管科計量員保存備案。

　　2.3.2計量器具的流轉

　　2.3.2.1當計量器具需在公司內部借用時，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業務的調整，需對公司計量器具進行調配時，由品管科提出方案，經管理者代表審批后執行，品管科計量員則予以登記備案。

　　2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實需要外借，必須經品管科負責人同意和管理者代表或總經理批準，品管科計量員需跟進外借計量器具的歸還時間及其歸還時的狀態。必要時需進行校準/檢定后才能使用。

　　3.計量器具的檢定/校準

　　3.1計量器具的分類

　　根據計量器具的應用范圍，對計量器具進行分類管理,本公司計量器具分A、B、C共三類。品管科根據以下分類原則對公司所有計量器具進行分類，在計量器具臺帳上予以注明。

　　3.1.1用于產品質量檢驗、貿易結算、環境安全衛生計量檢測和公司同類計量最高標準的計量器具為A類；

　　3.1.2用于內部物料、能源消耗考核、工藝參數監控、機修使用等相應的計量器具為B類；

　　3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類。

　　3.2計量器具的檢定/校準

　　3.2.1臨時檢定/校準

　　有下列情形之一時，計量器具的使用部門應提出臨時檢定/校準要求，品管科審核確認后，組織實施檢定/校準。a）b）c）d）新購計量器具；

　　固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數據產生懷疑時。

　　3.2.2周期檢定/校準

　　3.2.2.1檢定/校準方式

　　1）A類計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構進行檢定；

　　2）B類計量器具由品管科進行內部校準；

　　3）C類計量器具可以免校。

　　3.2.2.2檢定/校準計劃

　　品管科根據計量器具的類別及使用頻率確定檢定/校準周期，在《監視和測量設備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準計劃》，經管理者代表審批后分發相關部門。3.2.2.3檢定/校準的執行

　　1）外校

　　a）品管科根據校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門做好檢定/校準準備。如果該計量器具屬于“外校”，則由品管科統籌安排，聯系條件符合的機構，洽談檢定/校準時間和方式（送檢或由檢定機構來公司檢定），由其執行檢定。

　　b）檢定結束后，由檢定機構出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標明其檢定狀態。

　　2）內校

　　a）屬于“內校”的計量器具，由品管科執行校準，校準時需嚴格按計量器具的內校規程進行，并做好內校記錄。

　　b）內校完成后，品管科根據內校結果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準標識，以標明其校準狀態。

　　3.2.2.4檢定/校準不合格的處理

　　1）由品管科貼上不準使用標識，并及時組織修理，修理好后再進行檢定/校準。無法修理的計量器具，由使用部門填寫《監視和測量設備報廢申請單》申請報廢，經品管科確認、管理者代表或總經理批準后予以報廢。

　　2）對使用該不合格計量器具測量的產品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結果的有效性，并采取妥善的處理措施。

　　4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養

　　4.1計量器具應按其使用說明書的'要求貯存于合適的環境中。4.2搬移計量器具時，必須小心謹慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應由品管科進行指導，并使用合適的搬運工具，搬移后應由品管科對其進行檢查確認，必要時要經過檢定/校準合格后再繼續使用。

　　4.3凡投入使用的A、B類的計量器具必須經過檢定/校準合格，而且在有效期內，C類計量器具也需由品管科對其狀態進行確認，嚴禁使用不合格的計量器具。4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴格按操作規程進行操作，無關人員不得擅自使用。發現計量器具異常時，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應通知品管科，由品管科組織專業人員進行處理。

　　4.5計量器具使用部門和人員要經常對計量器具進行維護/保養，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。

　　5.計量檢測

　　5.1項目工程師負責對每個產品制定工藝規范、原材料標準、產品標準，確定需要檢測的工藝參數、原材料、產品質量指標，品管科確認計量“檢測點”并配置相應的計量器具對其進行檢測，并保持檢測記錄。

　　5.2原材料進廠、生產領料、生產投料、產品分裝、產品出廠必須進行嚴格的計量，而且要填寫相應的進倉單、領料單、投料記錄、產品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數值和計量單位。

　　5.3生產/生活用電、用水、用油要通過相應的計量器具進行計量，能夠細分的盡量細分，計量結果也要進行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產品成本的正確核算。

　　5.4環境、安全、衛生的監測一般委托有資格的相關監測機構進行檢測，但較簡單的項目可以由公司進行檢測。

　　5.5應使用國家法律法規規定的計量單位。

　　6.計量監督管理

　　6.1現場品管員每天對車間使用的計量器具的準確性進行檢查，督促車間對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時報告品管科計量員進行處理。

　　6.2品管科負責對實驗室使用的計量器具的準確性進行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進行維護保養，發現計量器具異常則及時進行處理。

　　6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進行檢查，發現異常及時處理。

　　6.4現場品管員按規定的頻率和數量抽檢投料數量、包裝重量的準確性，同時檢查實際包裝重量與標識的符合性，發現異常及時處理。

　　6.5品管科負責對公司計量管理制度的執行情況進行監控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進整改效果，直到問題得到徹底解決。

　　7.計量檔案資料管理

　　計量檔案資料包括相關計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準計劃、計量器具檢定/校準報告、內校規程及內校記錄、計量器具使用說明書、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規定的保存期限、保存環境、標識方法進行管理。

　　文件的管理制度 12

　　總承包文件資料管理包括技術資料、質量保證資料、質量檢測資料及項目管理資料的管理。其中技術資料、質量保證資料、質量檢測資料由項目總工負責,是保證整個工程保質、按期順利完成的依據,也是工程竣工驗收的必備資料。其中管理資料由項目經理負責,它是整個施工過程中施工管理的依據,施工成果的證據。其所涉及的各種制度、影響施工的各種因素,與業主、監理各分包之間聯系函都是關系整個工程極其重要的文件。

　　1主要內容:

　　1)圖紙(接收/下發);

　　2)業主指令、施工方的復函、圖紙會審記錄(土建、機電、裝飾接收/下發);

　　3)工程變更;

　　4)重大技術方案的確認;

　　5)工程洽談紀要;

　　6)會議紀要;

　　7)監理批準的方案審批表。

　　2施工技術資料的歸類

　　1)材質證明;

　　2)材料試驗報告;

　　3)施工記錄;

　　4)預檢、隱蔽檢查記錄;

　　5)基礎、主體結構驗收;

　　6)施工組織設計;

　　7)技術交底;

　　8)質量評定;

　　9)竣工驗收資料。

　　3總承包和專業分包按照分級管理的原則進行文件和資料的管理。總承包下設資料室,專職負責文件、資料的收發、整理、管理及歸檔工作。

　　4各分包單位必須設專職資料員,專門負責資料的搜集、整理、報送、存檔工作。按照合肥市對文件技術資料存檔的要求及時整理歸檔。

　　5各分包單位必須按總承包規定的程序接收和報送文件、資料,否則,由此造成的一切后果,總承包均不負責。接收和報送程序規定如下:

　　1)業主及監理下發的各類文件由總承包資料員進行登記留底后須經項目經理或執行經理審閱后下發各有關單位。

　　2)業主及監理直接交給各專業分包的'各類文件、資料,各專業分包在收到文件、資料之后的4小時內必須到總承包資料室登記。

　　3)各專業分包單位報送業主或監理的各類文件如變更、報告、洽商、申請、簽證單等均需要由總承包專業工程師簽字并經項目經理審閱后,由總承包資料員登記存檔方可報送,否則總承包對此類文件不予承認。

　　6業主、監理、設計院下發的函件,經總承包審閱后以工程通知單或總承包指令的形式轉發給各分包單位;分包單位必須根據通知及函件具體要求處理各項事務。

　　7總承包對分包單位的管理要求。對上報資料的意見、會議通知、會議記要等,將以工程通知單形式下達給各分包,分包必須根據其要求及時處理,將處理結果及時向總承包匯報。

　　8分包上報文件資料,必須一式四份,總承包將依據實際需要轉報業主、監理審閱及存檔。

　　9分包對工程情況、圖紙問題、進度、安全、質量等相關事宜,可以以工作報告形式上報總承包,總承包對該報告的意見將通知單或總承包指令的形式下發分包。

　　10分包單位需上報的資料包括:承包合同、重要設備的訂貨合同、材料、構配件、設備報驗單,分部、分項工程報驗單,施工組織設計、施工方案、施工總進度計劃、季度進度計劃、月進度計劃、周進度計劃及依據合肥市有關規定和監理工程師要求上報的有關資料。

　　11分包單位上報的有關資料應按照合肥市現行標準及文件整理規定執行。

　　12分包單位自己收集整理有關工程竣工資料,總承包將不定期對資料進行抽查和考證、考評,不合格的資料分包商應及時整改。在工程竣工前根據總承包要求上報,由總承包上交地方監督站及有關部門。

　　文件的管理制度 13

　　1、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其余文件均應交公司領導批示后，再由總經辦專人按批示范圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發的.文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經辦統一進行登記編號。

　　4、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

　　5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限于直接有關人員經領導批準后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

　　文件的管理制度 14

　　設備文件管理制度是企業管理的重要組成部分，旨在規范設備的使用、維護和管理，確保設備的正常運行，提高生產效率，降低運營成本。內容主要包括設備的購置、登記、使用、保養、維修、報廢等環節的文件管理規定，以及相關責任的明確和執行機制的建立。

　　內容概述：

　　1. 設備購置文件：記錄設備的采購流程、供應商信息、設備技術參數等，確保設備來源合法，性能符合生產需求。

　　2. 設備登記文件：對設備進行編號，建立設備檔案，包括設備名稱、型號、購置日期、使用部門等信息。

　　3. 設備使用文件：制定設備操作規程，包括操作人員資質、操作流程、安全注意事項等。

　　4. 設備保養文件：設定定期保養計劃，記錄每次保養的'細節，包括保養內容、時間、人員等。

　　5. 設備維修文件：記錄設備故障及維修情況，包括故障描述、維修過程、更換配件等。

　　6. 設備報廢文件：明確設備報廢標準，記錄報廢設備的處理過程，確保環保和資源合理利用。

　　文件的管理制度 15

　　（一）總則

　　第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來廠公啟文件（除廠領導訂啟的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的"四對口"核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書對上級來文拆封后應及時附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，廠領導啟封后，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發文的管理

　　第八條發文的規定

　　1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2、各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群眾團體文件由黨委批轉。

　　3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其余文件均由分管廠領導批準簽發。

　　第九條發文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2、黨委、廠部下發文件主要用于：

　　（1）公布全廠規章制度；

　　（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

　　（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　　（4）公布全廠性的'重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　（5）發布有關獎懲決定和通報；

　　（6）其他有關全廠的重大事項；

　　3、黨委、廠部上行文、外發文主要用于：

　　（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。

　　（四）發文程序與要求

　　第十條發文程序規定：

　　1、各單位需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　2、黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4、文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　7、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　8、需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　9、文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

　　10、經領導批準簽發后的文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室打印；

　　11、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　12、文件打字后，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

　　（五）文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　　（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

　　（2）黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；

　　（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

　　（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

　　（8）反映本廠生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

　　（9）工廠日志和大事記；

　　（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2、業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

　　文件的管理制度 16

　　1. 制定詳細文件管理政策：明確各層級的職責，規定文件的格式、內容和審批流程。

　　2. 引入文件管理系統：采用數字化工具，實現文件的'電子化存儲、檢索和流轉。

　　3. 定期審核：設立專門小組，定期檢查文件管理執行情況，提出改進意見。

　　4. 建立培訓機制：為員工提供文件管理培訓，提高其文件管理意識和能力。

　　5. 更新與修訂：建立文件更新機制，確保文件內容的實時性和準確性。

　　6. 安全防護：采取加密、備份等手段，確保文件安全。

　　7. 法規遵從性審查：定期評估文件管理制度是否符合相關法規，及時調整。

　　本資料文件管理制度的實施，將有助于企業構建高效、安全的信息管理體系，促進企業長期穩定發展。各相關部門需嚴格執行，確保制度落地生效，共同維護良好的企業信息環境。

　　文件的管理制度 17

　　1. 建立文件管理委員會：由各部門代表組成，負責制定和修訂文件管理制度，解決管理中的問題。

　　2. 實施電子化管理：采用文檔管理系統，實現文件的在線創建、審批、存儲和分享，提高管理效率。

　　3. 定期審計：定期進行文件管理審計，檢查制度執行情況，及時發現問題并改進。

　　4. 培訓與考核：定期組織文件管理培訓，通過考核確保員工理解和遵守制度。

　　5. 激勵機制：設立獎勵機制，鼓勵員工積極參與文件管理，提升整個組織的`文件管理水平。

　　技術文件管理制度的建立和執行，需要全員參與和持續改進，以實現企業的高效運營和長期發展。

　　文件的管理制度 18

　　1. 建立文件管理系統：引入數字化文件管理系統，實現文件的電子化存儲和快速檢索，提高文件管理的便捷性。

　　2. 培訓與宣傳：定期組織文件管理制度的.培訓，強化員工的文件管理意識，確保制度的執行。

　　3. 定期審計：設置文件管理審計，檢查制度執行情況，發現問題及時糾正。

　　4. 制度修訂：根據企業發展和業務變化，定期評估和修訂文件管理制度，保持其適應性。

　　5. 強化責任追究：對于違反文件管理制度的行為，應有明確的處罰措施，以保證制度的權威性。

　　通過上述方案，我們旨在構建一個高效、安全、合規的文件和管理制度，為企業的穩定發展提供有力支撐。

　　文件的管理制度 19

　　文件收、發管理制度是企業管理中的基石，旨在確保信息的有效傳遞、安全存儲和合規使用。它規范了文件的接收、處理、分發、存儲和廢棄等環節，防止信息失真、泄露或遺失，提高工作效率，保障企業運營的順暢進行。

　　內容概述：

　　1. 文件分類與編碼：建立清晰的文件分類標準，為每個文件分配唯一的.編碼，便于檢索和管理。

　　2. 收件處理：規定收件的接收、登記、審核流程，確保文件的及時、準確處理。

　　3. 發件審批：設立文件發送的審批機制，控制敏感信息的流出，防止誤發或非法傳播。

　　4. 存儲管理：設定文件的存儲期限、位置和備份策略，保證文件的安全性和可追溯性。

　　5. 使用權限：明確各部門及員工對文件的訪問權限，防止未經授權的查閱或修改。

　　6. 文件銷毀：制定文件廢棄的標準和程序，確保過期或無用文件的妥善處理。

　　7. 審計監控：定期進行文件管理審計，檢查制度執行情況，及時發現并糾正問題。

　　文件的管理制度 20

　　行政文件管理制度是企業內部管理的重要組成部分，旨在規范文件的生成、審批、存儲和銷毀流程，確保信息的安全性和有效性。它涵蓋了文件的分類、編碼、版本控制、權限分配、歸檔和檢索等多個環節。

　　內容概述：

　　1、文件分類與編碼：明確各類行政文件的分類標準，如政策法規、工作計劃、會議紀要等，并設定統一的編碼體系，便于管理和查找。

　　2、文件審批流程：規定文件的.起草、審核、批準和發布流程，明確各級人員的職責和權限。

　　3、版本控制：建立文件版本更新的規則，確保每個版本的可追溯性和準確性。

　　4、權限管理：設定文件的訪問權限，防止未經授權的查看、修改或刪除。

　　5、存儲與備份：規定文件的存儲介質、期限和備份策略，保證文件的完整性和安全性。

　　6、文件檢索：設計高效的檢索系統，方便員工快速找到所需文件。

　　7、文件歸檔與銷毀：制定文件的歸檔標準和銷毀程序，確保合規性。

　　文件的管理制度 21

　　一、總則

　　第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的.文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業例會記錄。

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

　　5、企業日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執行。

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