新世紀的專業秘書 2 -文秘文書

專業秘書的必備條件，與傳統秘書截然不同，20世紀的秘書所被賦予的職責，是消極地等待主管的命令，配合周圍的工作環境；而新世紀來臨之際，由于網絡的四通八達，企業扁平化、全球化的發展，促使秘書積極順應變局，創新思維。因此，21世紀的秘書，除了外形利落出色、學識涵養豐富、個性成熟穩重等傳統的標準之外，還應具備現代條件：　　第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應為主管設想出合理的方法，要主管做選擇題而非是非題。　　第二，情緒問題，能自行排解。世界上95％的秘書都是女性，下個世紀無疑將是女性發展最快速也是最具挑戰機會的世紀。專業秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩重。　　第三，不斷給自己找機會。化被動為主動。危機就是轉機。　　第四，隨時準備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。　　第五，話不多但中聽。多數主管都很忙碌，沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應及作風都是在日積月累的溝通和協調中了解的。所以過度反應是需要避免的。　　第七，凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣，主管及辦公室的風吹草動都唯你是問。要適應環境，而非要環境適應你；要改變自己而非改變他人。　　第八，能設身處地的考慮。秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應該不是單一的，而是整合的。　　第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當的出現，配合主管完成工作。所以你的溝通協調能力是相當重要的。　　第十，有公關能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務，也就是對外涉及聯絡的能力。秘書也將逐步邁向公關經理人或甚至發言人的角色。

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