N公司資料管理辦法

　　1、正式文件使用公司標準文檔格式，即有標識、公司名稱、地址、郵編、電話、傳真的信箋紙格式，并注明公司(部門)名稱、簽發人、發放部門、日期等。一般技術材料、培訓材料、表格等可簡化，保留公司商標即可。

　　2、第一行文件編號：字體宋體、右對齊、字號五號字。

　　3、文件編號：

　　(1)向上級管理部門的報告文件或對外發函：××公司(辦)字第[20xx]號。

　　(2)經理簽發的管理文檔：××公司(通)字第[20xx]號。

　　(3)銷售部管理文件：××公司(銷)字第[20xx]號。

　　(4)服務部管理文件：××公司(服)字第[20xx]號。

　　(5)財務部管理文件：××公司(財)字第[20xx]號。

　　文件編號由總經理秘書統一進行編號。一般事務性聯絡可使用<工作聯絡單>，不必統一編號。--工作聯絡單-->

　　4、文件標題：字體黑體、居中、加粗，字號小二號。

　　5、正文：字體宋體、字號小四號、行距1、5倍。

　　6、簽發：公司通用管理文件及對外公文或函件由總經理簽發;各部門管理文件交總經理審核后由部門經理(主管)簽發。

　　7、發放：正式文件發放到各部門或班組需有文件發放記錄。

　　8、保存：公司所有文件(報送總公司文件、接收總公司文件及其它外部發出及接收的文件)副本由總經理秘書統一保存。

　　9、傳真：對外發傳真，統一使用公司標準文檔格式，傳真前附上附頁，說明傳真目的、主題等。

　　10、借閱：因工作需要借閱文檔，由借閱人申請，經文檔管理部門負責人批準后辦理借閱手續，借閱和歸還要進行登記。

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