公文立卷的原則

    歸檔范圍內的公文，不是雜亂無章的堆砌在一起，而是應當遵循一定的歸檔原則，即根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

    公文立卷的原則包括聯系原則、完整原則、保管原則、利用原則。立卷時，不堅持聯系原則，就無法順利的查找到需要的公文，也就無法為利用者提供有效的服務；不堅持完整原則，公文的內容或形式殘缺不全，顯然不能維持公文之間的有機聯系，無法全面反映本機關的工作活動，也就無法實現利用的目的；不堅持保管原則，公文的物質載體和信息內容容易遭受各種物理和化學等因素的破壞，影響公文的可讀性、保存壽命的長久性，就談不上公文的聯系、完整和利用；而不堅持利用原則，有機聯系的歸檔公文無論保管得多么完整齊全，都無法實現公文立卷根本目的，立卷工作也就毫無意義。因此，以上原則之間是相互聯系、彼此制約的辨證關系，前三個原則是利用原則的基礎，利用原則是前三個原則的最終歸宿，只有正確運用這些原則，才能做好立卷工作。

    一、聯系原則

    聯系原則，即遵循公文材料自然形成的規律和特點，按照公文材料之間的有機聯系進行立卷工作。

    從公文產生的過程來看，機關公文都是隨著一定的職能活動的開展而逐漸產生的。可以說，各種管理活動的過程就是公文一份份同步產生的過程。一項管理活動的從開始到結束的過程，就是有關該項活動的公文從無到有的“自然生長” 的過程，前一份公文引申出后一份公文，而后一份公文又接續著前一份公文，這樣，逐漸累加而成大量的公文。因此，公文之間存在一種圍繞本機關職能活動而展開的內在的“天然”聯系，這就是公文形成的自然規律和特點。在公文立卷時，人們不能隨意割斷這種聯系，必須遵循公文形成規律和特點，保持公文之間的聯系，才能夠維護機關活動的歷史面貌。

    從利用者的利用特點來看，利用者需要全面、系統的公文材料。公文的查考憑證作用往往不是單份公文能決定的，而是在與別的公文的相互聯系中來體現。只有提供反映機關歷史發展的來龍去脈的有機聯系的原始記錄，才能使利用者在聯系中從整體上去觀察、分析研究事物，才能揭示事物的本質特征。目前本機關以及社會各領域對公文和檔案的這種利用趨勢，客觀上要求各機關在公文立卷時，自覺地保持公文之間的聯系，使所立案卷成為系統、有序的有機整體，使之有規可循，方便檢索和提供利用。

    堅持公文立卷的聯系原則，按照歷史的本來面貌收集、整理一個機關、一個單位形成的公文，保持一項工作或工程、一個問題、一個人物、一個案件、一次會議形成公文的聯系性，是實事求是地尊重歷史事實形成的客觀性；人為地割斷公文之間的聯系，就會給本機關或社會各類利用者的查找利用工作帶來混亂和不便。

    二、完整原則

    完整原則，即保證歸檔公文在內容和形式上的齊全完整。

    公文信息內容是指公文所表達的發文作者的思想和意圖，它是歸檔公文價值的客觀基礎，一經形成，就不允許任意改動，應忠實地保存其原文原意，即使原公文中有錯誤，這種錯誤也反映了發文機關當時當地的意圖，應尊重事實本身面貌；公文形式主要指其外在格式、制成材料與制成技術形態、處理標記、印章等的形式，客觀地反映了公文形成時的社會狀況、生產力水平等多種因素，都應準確予以保存。公文內容與其形式是有機整體，內容決定形式，形式表達內容，因此要保證歸檔公文的完整，必須保證這兩個方面的完整。

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