電子文件元數據自動采集的原則和實施路徑研究論文

　　本文系“電子文件元數據自動采集與智能分析實證研究”的項目成果。通過探討理論架構并系統實施電子文件元數據自動采集,實現標準化、自動化管理,全面提升機構電子文件管理水平,同時為電子文件內容信息智能分析奠定基礎;通過智能分析研究,充分挖掘隱含在電子文件內容信息中的知識關聯,深度開發,支持決策。

　　一、元數據自動采集需求分析

　　元數據是描述文件背景、內容、結構及其整個管理過程的數據。不同于傳統意義上的著錄,元數據內涵更豐富,功能更全面,要求更嚴格,不可能由檔案管理人員在文件歸檔后進行著錄,更不可能由形成機構文件管理人員或業務人員手工錄入。元數據需要全程規劃,需要嵌入系統,需要實時自動采集,需要真實、動態地再現電子文件管理的背景信息及過程信息。實現元數據自動采集,是元數據自身管理的要求,也是形成機構實際業務的需求。

　　(1)元數據管理要求

　　國際標準《信息與文獻電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》(ISO 16175 1-3)一再強調,文件管理元數據(metadata)包括“識別、認證文件和文件背景關聯等信息以及生成、管理、維護和使用文件的人員、流程和系統的信息,文件管理政策”。只有伴有界定了關鍵特征元數據的文件才是真實有效的文件,這些特征必須被清晰地記錄下來。元數據在文件捕獲點上對文件進行詳細說明,固化文件與其業務背景的關聯,對文件實施管理控制。在整個生命周期中,新的元數據不斷伴隨業務的開展、提供利用而持續增加,以長期保證真實性、完整性、可靠性、可用性,使得對文件的管理成為可能。

　　在電子文件管理系統中必須實現元數據的有效管理。電子文件管理系統(ERMS)作為專門用于對文件的維護和處置予以管理的系統,具有如下屬性:在背景中生成文件;管理和維護文件;依據要求的時間長度維護文件;文件管理元數據要可以設定。

　　作為描述文件背景、內容、結構及其整個管理過程的數據,元數據最大的特征是動態性,動態地再現文件生成、流轉、管理的全過程,在整個生命周期中為電子文件(包括由此轉化而成的電子檔案)的真實、完整、可靠、可用保駕護航。元數據的重要價值在于還原文件的背景信息,反映其所生成的政策法規和技術環境,顯示與其他文件以及業務行為責任者等的各種關系,克服電子文件虛擬存在的局限。可見,元數據記錄和反映的這些錯綜復雜、動態變化的信息已經無法僅僅依靠手工進行記錄,必須嵌入系統,由系統自動判斷、計算與識別,實現系統自動采集元數據是元數據自身管理的要求。

　　(2)機構業務需求

　　電子文件的特點決定了對元數據的采集必須前置,由前端形成機構伴隨業務活動的開展和其間文件的形成進行采集與管理。《文書類電子文件元數據方案》(以下簡稱《元數據方案》)給出了88項元數據元素,其中80%需要形成機構進行采集,而且過程性元數據需要反復著錄,側重記錄電子文件生成的技術環境與業務過程信息,所涉問題難度大且較復雜。特別是《元數據方案》中規定的一些元數據項存在“宏觀”或“籠統”的情況,比如元數據中“日期”項,如不結合文件生成、運轉、處置的流程予以細化,則無法確定采集節點和采集方式;僅從文件生成流程來看,面臨著起草、會商、審核、簽發等諸多“日期”,哪些日期最為關鍵、哪些應作為元數據予以采集、在文件生命周期中是否重復元數據以及如何采集等,都需要結合機構業務流程和相關規范深入研究,并實施精細化管理。對文件形成機構(即業務機構)而言,因為元數據管理而徒增繁重手工著錄工作量,造成人力物力財力的巨大浪費,進而影響機構工作效率與績效。需要指出的是,元數據并不是獨立的,而是與機構自身電子文件管理基礎密不可分。沒有科學的電子文件、檔案一體化全程管理流程,沒有完備的電子文件元數據管理功能要求,便無法構建完善的元數據管理方案。因此,本文的研究內容是綜合性的,從狹義來講是電子公文元數據自動采集方案;從廣義來講是機構電子文件管理方案。

　　二、元數據自動采集原則

　　(1)基于檔案管理的基本原則

　　1.來源原則。元數據采集雖然通過對電子文件信息加以采集、提煉、分析和組織,揭示文件、檔案的內容及其產生規律,但是仍然以尊重檔案的本質屬性和規律為前提,在采集時注重體現電子文件來源,使機構中同一來源的電子文件通過元數據采集得到集中反映,使元數據與檔案的來源相聯系,以此通過元數據揭示同一來源的檔案、文件之間的各種聯系,為檔案、文件的理解與利用提供來源方面的背景信息。

　　2.有機聯系原則。有機聯系原則也是檔案管理的基本原則,是指系統中文件及組成系統的諸要素之間需保持時空上的相互聯系。由于電子文件是以二進制代碼的形式分散存在于計算機之中,因此保持文件之間的有機聯系顯得尤為重要,而要保持這種有機聯系,必須依賴于元數據。以此原則為導向的元數據采集實質上就是電子文件信息的系統化增值過程,其目的是把分散的文件信息轉化為互相聯系、系統的信息流,形成文秘站－您的專屬秘書！更高級的信息產品,滿足用戶的特定利用需求。通過元數據采集與管理過程,使大量文件特征信息加以系統化和組織化,有效控制檔案、文件信息揭示的數量和質量,克服檔案、文件查詢和利用的困難,提高檢索效率,節省查詢成本和精力耗費,實現價值增益。

　　(2)基于電子文件管理的原則

　　1.前端控制原則。就元數據采集來說,在已經建立了電子文件管理系統的機構,電子文件在系統中生成、運轉,電子文件元數據采集的前端“超前”至系統的設計階段,前端控制的形式也部分轉移到系統功能的設計之中,即盡可能地把文件生命周期各個階段的元數據需求設計在系統之中,以功能合理的OA系統作為管好電子文件的先決條件。

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