客服管理制度

　　在社會發展不斷提速的今天，制度使用的情況越來越多，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的客服管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

客服管理制度1

　　一、銷售后期管理

　　1、商品房買賣契約

　　(1)營銷部資料員在收到經批準簽訂的商品房買賣契約文本后,送至公司檔案員處蓋章;

　　(2)每周二和周五,營銷部資料員憑客戶的身份證復印件、客戶委托書原件和經蓋章的買賣契約文本原件,送至房管局辦理鑒證手續;

　　(3)經鑒證后的契約文本,甲方正本和相關資料交公司存檔,甲方副本交物業公司存檔;如客戶是一次性付款的,乙方正本和副本均交客戶留存;如客戶是按揭付款的,乙方正本交銀行留存,乙方副本交客戶留存。

　　2、認購合同

　　(1)營銷部資料員在收到經批準簽訂的認購合同文本后,及時送至公司檔案員處蓋章;

　　(2)經蓋章的認購合同文本,一份交客戶留存,一份交公司檔案員留存。

　　2、按揭辦理

　　(1)辦理按揭的商品房買賣契約在鑒證后,客服中心負責通知銀行來公司領取商品房買賣契約正本;

　　(2)銀行人員來公司領取商品房買賣契約時,客服中心負責協助銀行工作人員將抵押合同、借款合同和商品房買賣契約送至公司檔案員處審核蓋章;

　　3、入住通知

　　(1)現房交付

　　a、業主繳清購房全部款項后,由客服中心負責通知公司財務部,經財務部核對確認無誤后可開具“入住通知單”;

　　b、物業公司憑“入住通知單”給業主辦理入住手續;

　　c、每月12日,由客服中心安排專人與財務部核對購房款項未繳清的業主名單,并負責催告業主繳款;

　　(2)期房交付:

　　a、由客服中心統計出契約載明交付時間近期到達的業主名單,負責提前10日向購房款項結清的業主寄發《入住通知》;

　　b、業主憑《入住通知》來公司領取“入住通知單”時,由客服中心負責協助業主與財務核對購房款項結算,財務部在確認款項全部結清后方可開具“入住通知單”;

　　c、物業公司憑“入住通知單”給業主辦理入住手續;

　　d、業主收到《入住通知》后未按規定時間來公司領取“入住通知單”時,由客服中心負責進行催告。

　　4、房屋測繪

　　1)現房交付時,營銷部資料員在《商品房買賣契約》鑒證完畢后,負責填寫相關測繪表格蓋章后,送至房管局辦理測繪;

　　(2)期房交付時,由客服中心統一辦理測繪;

　　5、產權證辦理

　　(1)客服中心按照房管局測算的`房屋實際面積與客戶結算差價款,如客戶有補款情況,須在《房屋所有權證》辦理前結清房屋差價款;

　　(2)根據合同約定的條件,現房在款項全部結清后,客服中心方可協助客戶辦理《房屋所有權證》的相關手續;

　　(3)客戶持購房款項發票和身份證的原件與復印件、商品房買賣契約的正本(如按揭時須附有相關資料)到客服中心領取房屋交易權屬登記書、測繪成果圖,辦證需知等相關資料,并由客戶本人去房管局辦理相關手續。

　　6、土地證辦理

　　(1)客戶憑《房屋所有權證》、身份證的原件與復印件,《南京市商品房買賣契約》原件及部分復印件,到客服中心領取辦理土地證的相關資料;

　　(2)客戶也可在領取辦理《房屋所有權證》所需資料的同時,領取辦理土地證相關資料;

　　7、退款辦理

　　客戶因退房或多繳款等原因的各項退款,由營銷部經辦人在退款審批單簽批后一周內辦理好相關退款手續,并負責通知客戶來公司領款。

　　8、收件單

　　客戶在營銷部領取辦理權證或其它資料時,須在簽收單上簽字確認,簽收單由營銷部資料員交公司資料員存檔。

　　二、客戶維系

　　1、客戶的基本資料由銷售代表在認購或簽約時初次建立,契約鑒證后三日內再進行完善;

　　2、契約在鑒證后一個月內由客服中心進行第一次回訪;房屋在交付三個月后做第二次回訪,每次回訪結束后須做月回訪小結作為考核表附件遞交;

　　3、每年春節、中秋等重大節日,由客服中心負責短信問候客戶;

　　4、根據銷售推廣的需要,在項目每期開盤時由客服中心負責短信通知老業主;

　　5、期房階段,由客服中心根據工程進度適時向簽約客戶發送工程進度相關資料;

　　三、客戶投訴處理

　　1、發生客戶投訴時,客服人員必須認真做好客戶投訴記錄,及時填寫《投訴登記表》,并視客戶投訴事件的情節嚴重程度,回復處理時間;

　　2、客服人員負責調查核實客戶投訴情況,若涉及到工程、設計等方面的糾紛,客服人員必須到現場拍照,相片留存于客戶投訴資料中;

　　3、一般性投訴須三日內處理完畢,重大投訴或涉及到賠款的有關投訴須按相關規定執行;

　　4、工程質量糾紛賠償處理時,由營銷部根據合同約定、物業公司及物管技術部的技術鑒定、法律顧問的參考意見等信息出具投訴處理方案,報總經理簽批;

　　5、如有款項賠付客戶必須與客戶簽訂補充協議,協議文本經法律顧問確認后,逐級報相關領導簽批;

　　6、投訴處理的進度,由客服人員隨時主動反饋給客戶,直至投訴處理完畢;

　　7、客服人員每月須將投訴登記表匯總,補充協議的復印件留部門存檔,客戶投訴的來函原件交公司檔案員存檔;

　　四、違約處理

　　1、客戶違約

　　(1)客戶逾期付款時,客服中心根據銷售中心提供的逾期付款客戶資料定期向客戶發催告函,并根據逾期時間收取逾期利息;

　　(2)客戶逾期辦理土地證、房屋所有權證時,由客服中心發催告函,超出約定時間后按合同約定條款執行。

　　2、公司違約:

　　(1)因特殊原因,造成公司違約時,按合同的有關條款執行;

　　(2)涉及到款項賠付客戶時,須與客戶簽訂補充協議,協議文本經法律顧問確認后逐級上報至總經理簽批。款項賠付完畢后,補充協議原件交公司檔案員存入該客戶購房相關資料中,復印件留營銷部存檔。

客服管理制度2

　　一、負責物業管理費收費通知單的發放和費用的催繳工作。

　　二、負責收集轄區內用戶資料，做好用戶檔案的管理。

　　三、負責公司服務熱線電話的值守，并收集掌握熱線電話的所有記錄，記錄報修情況和服務質量，負責與業主/住戶聯絡。

　　四、負責業主/住戶來信、來訪、投訴等處理工作，及時做好回復、跟蹤、檢查工作。

　　五、負責業主/住戶滿意度調查工作，做好關于業主/住戶滿意度調查的各種數據的`統計分析工作。

　　六、負責做好轄區內對業主/住戶的宣傳工作，調查工作。

　　七、對轄區內舉行的各種活動進行現場管理。

　　八、對轄區內外的公共設施、消防設施、環境衛生、廣告宣傳海報進行監督管理。

　　九、負責用戶進出貨物的監督管理。

　　十、執行公司的各項管理規章制度。

客服管理制度3

　　1.0計劃管理

　　1.1根據本公司經營管理的總體目標,客服部需定期制定出各種配套計劃,使工作更加主動、有效和協調。

　　1.2主要計劃有:

　　1.2.1編制和控制本部門的各項預算。

　　1.2.2根據所管轄物業的具體情況制定當月工作計劃。

　　1.2.3定期制定培訓計劃并監督實施。

　　1.2.4制定好本部門物資設備的采購計劃。

　　2.0組織管理

　　根據管理區域的'規模及管理體制,設置、調整和完善客服部的各種機構和崗位設置,明確各種崗位的職責和任職要求,并制定各項工作的操作程序、業務流程以及各項規章制度。

　　3.0人員管理(落實到部門領導)

　　根據各崗位的任職要求,聘用合適人員,通過培訓使他們掌握高水準物業管理專業態度、專業知識、專業技術,并養成良好職業習慣。同時,通過有效的獎懲與激勵管理制度,使員工能始終積極、主動地進行工作。

　　4.0物資設備管理(落實到部門文員)

　　制定好客服部物資的管理計劃。與行政部門充分配合,做好客服部物資設備的采購、領用、保養、更新等各項工作,以減少資金的耗費與占用。

　　5.0質量管理(落實到物業客服)

　　培訓員工樹立質量意識,實行全面質量管理。通過對客服部各項工作質量標準的制定、實施、檢查、改進,再制定、實施、檢查,使之成為一個循環往復螺旋上升的過程,不斷提高客服部的服務質量。

　　6.0預算管理(落實到部門經理)

　　編制和控制客服部年度的各項預算。同時,在審批部門要求采購的物資時,努力在不降低規格的前提下,盡可能降低成本。

　　7.0協調管理(落實到客服主任)

　　協調好客服部與公司內及物業外各政府職能部門的工作關系。如保安、工程、財務及行政人事部的關系,及政府主管部門、職能部門、合作公司、郵局、電話公司、各施工單位及供應商的關系,以取得它們對客服工作與管理工作的支持與配合。

客服管理制度4

　　一、制度

　　1、規范上崗條例：

　　接待人員必須明確：項目管理物業管理的禮儀服務不同于社會上一般單位的禮儀服務，是創一流服務，要高起點、高水平、高品位。因此，在服務管理上要體現"三嚴"，即嚴格管理、嚴格要求、嚴格紀律，樹立禮儀接待人員良好服務的形象，為項目管理物業管理增添光彩。

　　2、接待服務宗旨：賓客至上，服務第一；工作核心：固定崗位，流動服務，主動補位，通力合作；工作標準：表里如一。

　　3、接待服務實行逐級負責制，物業助理對物業戶任負責，業戶服務接待人員對客服主任負責，物業戶任/客服主任對客服部經理負責，客服部經理對總經理負責。工作中要互相合作，嚴于律己，正確處理當班所發生的各類事宜，并做好記錄與報告。

　　4、接待人員應聽從客服部的統一安排，嚴格遵守崗位職責，站如松、坐如鐘，彬彬有禮，微笑服務，有問必答。

　　5、儀表、儀容要求：

　　⑴上崗前、用餐后應適當化妝、補妝，修飾；按規定著裝，儀表、儀容端莊、整潔，精神飽滿，真誠微笑。站立時，兩腳合攏，雙手交叉在前。

　　⑵發型應統一、規范，修剪指甲，上班時必須摘除項鏈或戒指等飾物。

　　⑶在規定場合應站立服務，對賓客要主動熱情，和藹可親。

　　6、接待服務人員應堅持文明用語，做到無投訴、無違紀、無責任事故。

　　7、接待服務人員在工作中要一絲不茍，認真負責，既要堅持原則，又要掌握靈活運用，做到外松內緊，有理有禮。

　　8、接待服務人員應自覺遵守項目管理各項規章制度，做到領導在與不在一個樣。

　　9、員工間應提倡互相友愛，通力合作，坦誠相見，一切以工作為重。有利于物業客服部的話與事，多說多做；不利于物業客服部的'話與事，不說不做。

　　二、用語

　　1、當見到客人時說："您好！"。

　　2、對客人應問："先生（小姐），很榮幸能為您服務"、"請問有什么事情嗎"、"有什么事我可以幫您。"等。

　　3、接受客人吩咐，聽清客人要求時說："好！明白了"、"好！知道了"、"好！聽清楚了"，若未聽清，要說："對不起，請您再說一遍"。

　　4、對待不能立即接待的客人，應說："對不起，請您稍候"或說"對不起，請您稍等一下"。

　　5、對等待的客人要說："對不起，讓您久等了"。

　　6、接待失誤或給客人添麻煩時說："對不起，剛才疏忽了，給您添麻煩了實在抱歉，今后一定注意，不再發生這類事"。

　　7、當客人離開時，應說："謝謝光臨，歡迎再來，再見！（或請走好）"。

客服管理制度5

　　第一條為保證客戶(終端消費者、代理商、加盟商)對本公司商品銷售所發生的客戶投訴案件有統一規范的處理手續和方法，防范類似情況再次發生，特制定本辦法。

　　第二條本辦法所指客戶投訴案件系指出現第三條所列事項，客戶提出減價、退貨、換貨、損害賠償、批評建議等。

　　第三條客戶的正當投訴范圍包括：1.產品在品質上有缺陷;2.產品的交期; 3.產品規格、等級、數量等與合同規定或與貨物清單不符; 4.產品技術規格超過允許誤差范圍;5.產品在運輸途中受到損害;6.因包裝不良造成損壞; 7.存在其他品質問題或違反合同問題。

　　第四條本公司各類人員對投訴案件的處理，應以謙恭禮貌、迅速周到為原則。各被投訴部門應盡力防范類似情況的再度發生。

　　第五條營運部客服所屬職責：1.確定投訴案件是否受理。 2.迅速發出處理通知，督促盡快解決。

　　3根據有關資料，裁決有關爭議事項。 4.盡快答復客戶。 5.決定投訴處理之外的有關事項。

　　第六條行政人事部職責：1.檢查審核投訴處理通知，確定具體的處理部門。 2.組織投訴的調查分析。 3.提交調查報告，分發有關部門。 4.填制投訴統計報表。

　　第七條各門店接到投訴后，應確認其投訴理由是否成立，呈報上級主管裁定是否受理。如屬客戶原因，應迅速答復客戶，婉轉講明理由，請客戶諒解。

　　第八條各營運部門對受理的投訴，應進行詳細記錄，并按下列原則作出妥善處理：1.凡屬質量缺陷，規格、數量與合同不符，現品與樣品不符，超過技術誤差時，填制投訴記錄卡，送行政人事部。 2.如純屬合同糾紛，應填制投訴記錄卡，并附處理意見，送公司有關領導裁定處理。 3.如屬發貨手續問題，依照內銷處理辦法規定處理。

　　第九條行政人事部在接到上述第一種情況的投訴記錄卡時，要確定具體受理部門，指示受理部門調查。

　　第十條受理部門接到記錄卡后，應迅速查明原因。以現品調查為原則，必要時要進行記錄資料調查或實地調查。調查內容包括：1.投訴范圍(數量、金額等)是否屬實。 2.投訴理由是否合理。 3.投訴目的調查。 4.投訴調查分析。 5.客戶要求是否正當。 6.其他必要事項。

　　第十一條受理部門將調查情況匯總，填制“投訴調查報告”，隨同原投訴書一同交主管審核后，交行政人事部。

　　第十二條行政人事部收到調查報告后，經整理審核附具體意見后，呈報總經理批閱，回復受理部門。

　　第十三條受理部門根據行政人事部意見，形成具體處理意見，報請上級主管審核。

　　第十四條受理部門根據主管審核意見，返回營運部客服，由客服以書面或者口頭形式答復客戶。

　　第十五條客戶投訴記錄卡中應寫明投訴客戶名稱、客戶要求、受理時間和編號、受理部門處理意見。

　　第十六條客戶投訴記錄卡的投訴流程為：1、客戶直接投訴至門店(由門店受理，如果認為投訴不成立，委婉回絕客戶，如果投訴成立，填寫《客戶投訴記錄卡》，門店能處理的直接處理，并將處理意見隨同《客戶投訴記錄卡》一起上交公司;門店不能處理的.與營運主管協商處理，能共同處理的就處理，并將處理結果隨《客戶投訴記錄卡》一起上交公司;門店與營運主管不能協商的處理的，將《客戶投訴記錄卡》直接上交公司營運部客服。2、終端消費者、代理商、加盟商直接投訴至客服的，由客服按規定填寫《客戶投訴記錄卡》，按辦法規定的流程運行。

　　第十七條調查報告內容包括發生原因、具體經過、具體責任者、結論、對策和防范措施。

　　第十八條投訴處理中的折價、賠償處理依照有關銷售業務處理規定處理。

　　第十九條客戶投訴責任人員處分及獎金罰扣：1.客戶投訴責任人員處分，行政人事部每月10日前應審視上月份結案的客戶投訴案件，凡經批示為行政處分者，經整理后提報"人事公布單"并公布。　2.客戶投訴績效獎金罰扣，生產部門、營運部門的責任歸屬部門或個人由行政人事部依客戶投訴案件發生的原因決定責任歸屬單位，并開立"獎罰通知單"呈總經理核準后，月底執行罰扣部門罰扣獎金。

　　第二十條客戶投訴經濟處罰準則：1、客戶投訴罰扣的責任歸屬，生產部門以各組為單元，最小單位以歸屬至發生各組單元個人為原則。未能明確歸屬至發生組單元者方歸屬至生產部。2、營運部門以歸屬至個人為原則，未能明確歸屬至個人者，才歸屬至部門。

　　第二十一條客戶投訴罰扣方式：1、客戶投訴案件罰扣依"客戶投訴罰扣判定基準"的原則，判定有關部門或個人，予以罰扣個人績效獎金，其罰扣金額歸屬公司。2、客戶投訴罰扣標準依"客戶投訴損失金額核算基準"罰扣，責任歸屬部門的人員，以損失金額除以該責任部門的總基點數，再乘以個人的總基點數即為罰扣金額。3、客戶投訴罰扣最高金額以全月績效獎金50%為準，該月份超過50%以上者逐月分期罰扣。

　　第二十二條部門的罰扣方式：1、生產部門的罰扣方式歸屬至發生部門各組為單元，依"客戶投訴罰扣標準"計扣該部門應罰金額;歸屬至部門，依"客戶投訴罰扣標準"每基點數罰扣計部門每人的基點數。2、營運部門的罰扣方式：歸屬至個人者比照生產部罰扣方式;歸屬至發生部門者比照生產部門的罰扣方式。

　　第二十三條客戶投訴行政處分判定項目補充說明：1、因票據錯誤或附樣等資料錯誤遭客戶投訴者;2、因財務錯誤遭客戶投訴者;3、未依"制作規范"予以備料、用料遭致客戶投訴者;4、經剔除的不合格產品混入正常品庫遭致客戶投訴者;5、成品交運超出應收范圍未經客戶同意遭客戶投訴者;6、擅自減少有關生產資料者;7、營運人員對于特殊質量要求，未反映給有關部門遭客戶投訴者;8、訂單誤記造成錯誤者;9、交貨延遲者;10、裝運錯誤者;11、交貨單誤記交運錯誤者;12、倉儲保管不當及運輸上出問題者。;13、外觀標示不符規格者;14、其他。以上一經查覺屬實者，即依情節輕重予以行政處分，并經總經理核準后由行政人事部公布。

　　第二十四條行政罰扣折算：1、警告一次，罰扣績效獎金100%;2、小過一次，以每基數罰扣績效獎金30%;3、大過以上者，當月效益獎金全額罰扣。

　　第二十五條本辦法所涉及到的投訴，以營運部客服為主，行政人事部負責案件的檢查、監督、落實與協調。

　　第二十六條投訴處理期限：至接到投訴7天結案。

　　第二十七條行政人事部應于每月初10日內填報投訴統計表，呈報總經理審核。

　　第二十八條本辦法從20__年7月1日開始執行。本辦法最終解釋權屬公司行政人事部。

客服管理制度6

　　1.目的

　　規范值班工作。

　　2.業務范圍

　　值班管理。

　　3.職責

　　3.1客服助理負責值班工作。

　　3.2客服組負責人負責值班工作的監督和檢查。

　　4.工作程序

　　4.1標準和要求

　　(1)嚴格按崗位職責完成本職工作,同時認真完成客服組負責人或管理處經理交辦的其他工作安排及任務。

　　(2)上崗時,應統一穿著工作服、佩戴胸卡,并注意保持工作區域的衛生清潔。

　　(3)嚴禁在當班時間內看報紙、雜志、吃零食、吸煙、聊天、睡覺,不脫崗、串崗;當班時間內不接打與工作無關的電話,不做與工作無關的事情。

　　(4)熱情接待來訪住戶和其他人士,對其咨詢的有關事項給予主動、文明、圓滿、詳盡的答復或解釋。

　　(5)電話鈴響三聲內必須接聽電話,且必須使用禮貌用語'您好,中原物業'。

　　(6)嚴格執行《客服員工行為管理規范》。

　　(7)嚴禁在工作時間討論業戶及公司情況,嚴格做好保密工作。

　　(8)處理突發事件應保持沉著、冷靜,嚴格按突發事件應急預案執行。

　　(9)前臺人員須堅守崗位,不得擅自離崗。

　　4.2根據發展商提供的入住清單為業戶辦理入住手續,及為已辦理入住的'業戶辦理二次裝修手續。

　　4.3檢查前日報修統計及未完成問題匯總,對當日應解決的問題進行跟進處理,不能解決的需問明原因及解決的日期,在《值班日志》上注明。

　　4.4協調、調度各部門共同處理突發事件。

　　4.5工作時發生/發現問題要及時解決,疑難問題應立即上報部門負責人決定處理措施,重大問題應及時上報部門負責人和管理處經理。

　　4.6前臺值崗人員應將工作處理過程詳細的記錄在《值班日志》中,《值班日志》不得撕頁,記錄不得涂改,記錄本用完后,由客服組統一保管。

　　4.7交接班

　　1)接班時,客服組前臺人員提前10分鐘到崗。

　　2)接班人員清點崗位上所有公物,如:電腦、辦公用品等,如發現損壞、缺遺應立即要求交班人員說明物品去向并做好記錄。

　　3)認真查閱上一班值班記錄,詢問上一班工作完成情況,如有需要繼續跟進的工作,應記錄以便跟進。

　　4)檢查區域內有無異常情況,發現有異常則要求交班人員做出說明,并做好記錄。

　　5)交接雙方在確認無誤后,在上一班工作記錄本上簽字。

　　6)交班時,交班人員在交班前15分鐘將前臺物品擺放整齊有序,臺面、轉椅干凈無灰塵、無雜物。

　　7)認真做好工作記錄,將需跟進工作如實向接班人員交待清楚。

　　8)互相簽字后,方可離崗。

　　9)一般情況下,交班人員應將本崗位工作辦理完畢后再行交班,重要的工作未處理完畢,不允許交班。

　　4.8客服組負責人每天檢查前臺《值班日志》并簽字確認;前臺值班人員應主動向部門負責人匯報重點工作情況。

　　4.9接待業戶相關咨詢、受理業戶報修,填寫《特約服務/維修工作單》,送至工程組,若工程人員在20分鐘內未到達現場,須致電業戶解釋原因,并跟進完工時間。維修結束后向業戶征詢意見,并詳細記錄在案(詳見《報修程序》)。

　　4.10接待業戶的日常報修及特約維修工作,認真填寫維修工作單,對維修工作進行跟進,并對維修結果進行回訪。

　　4.11處理業戶的來電、上門咨詢及投訴,并對其咨詢、投訴的事情記錄清楚,并及時給予圓滿的答復或解決。

　　4.12定期對業戶寄存及未領取的空房鑰匙進行核對,并定期更新鑰匙明細。

　　4.13根據每天的巡視工作記錄,及時督促有關責任部門及時整改、辦理,并對處理結果進行跟進。

　　4.14每月對業戶進行例行回訪并將回訪結果進行分析、匯總報客服組負責人。

　　4.15根據情況,定期對業戶進行滿意度調查,并將結果進行匯總統計。

　　4.16及時更新業戶檔案,并嚴格對業戶檔案進行保密,不能泄露給公司以外的其它人員。

　　4.17為業戶辦理停車證,負責保管、更新相應資料。

　　5.記錄

　　5.1《值班日志》

　　5.2《交接班記錄》

　　5.3《特約服務/維修工作單》

客服管理制度7

　　1、公司員工必須嚴格遵守作息時間，按時上下班，不得遲到，早退和曠工。

　　2、遵紀守法，堅決服從有關上級的管理，杜絕與上級頂撞。

　　3、工作時間要衣冠整齊，正確佩戴工作證和工牌，不得打鬧，不得穿拖鞋（特殊工作除外），不得影響別人工作。

　　4、不得有意怠慢工作或工作不努力。

　　5、公司拒絕私做交易而謀求非法收入。

　　6、對客戶的疑問必須禮貌解答，對上級布置的任務，同事拜托的事必須一一落實。

　　7、上班外出辦事需要向行政部或部門經理講明所去地點，時間，所需辦事宜，如有不相符而影響工作的按曠工處理。

　　8、上班時間無事不離崗，不串崗，不做與工作無關之事。

　　9、工作時禁止談論與工作無關的`話題。

　　10、應急請假，正常請假及正常調休，在自己安排的天數內，不能如期回公司又未補辦手續的，視同擅自離崗。

　　11、負責有禮貌的接聽每一個客戶來電，做好登記，并做出相應處理。

　　12、負責收集用戶和客戶意見，整理和分析產品售后服務中反饋的數據和信息，分別轉送公司相關部門。

　　13、嚴格執行規章制度和安全保密制度，確保客戶的信息和機主資料不被泄露。

　　14、樹立以“客戶”為中心的服務理念，牢記“客戶永遠是對的”服務原則，做到反應快，應答好日清日高。

　　15、遵守公司制度，完成上級領導交辦的服務工作。

客服管理制度8

　　第一章：總則

　　第一條：目的。

　　為保障核心潛力的實現，規范客戶投訴處理程序，及時、公正、合理地解決客戶投訴案件，特制定本細則。

　　第二條：適用范圍。

　　本辦法適用于公司客戶服務部。

　　第三條：職責與權限。

　　(1)客戶服務部負責客戶投訴的統一管理，具體如下：

　　制定和修改客戶投訴管理制度;

　　直理解理并處理客戶投訴;

　　對成員企業的客戶投訴管理進行監督與指導。

　　(2)公司任何部門及個人有職責和義務協助客戶投訴調查工作。

　　第二章：識別客戶投訴類型

　　第四條：按投訴資料分類，能夠分為：服務投訴和業務投訴。

　　第五條：按投訴的投遞方式分類，能夠分為：電話投訴和聊天工具投訴。

　　第六條：按投訴的判定性質分類，能夠分為有效投訴和無效投訴。

　　第七條：服務投訴案件有以下特征：

　　(1)對待客戶態度生硬粗暴、不理不睬或者出言不遜的。

　　(2)工作中違反公司承諾，給客戶造成麻煩和不便的。

　　(3)違反公司員工行為規范、服務規范，時客戶產生反感或不滿的。

　　(4)員工在工作中沒有履行自己應盡職責的。

　　(5)員工帶給服務時態度傲慢、不負職責的。

　　第八條：業務投訴案件有以下特征：貨差類投訴、時效類投訴(卸貨、送貨、接貨等不及時)、信息類投訴(GPS跟蹤貨物錯誤、手機信息反饋信息錯誤、簽收信息錯誤等)、保險理賠投訴等。

　　第九條：具有以下特征的投訴案件為無效投訴：

　　(1)經調查證實事實與投訴方敘述有嚴重出入，且引發爭端的職責在投訴方。

　　(2)因要求帶給企業承諾外去公司命令禁止的服務而沒有得到滿足的。

　　(3)尋釁滋事，以投訴相要挾的。

　　(4)無具體投訴事實的匿名投訴，或匿名投訴反映的問題經調查主要事實不成立的。

　　(5)投訴者帶給的事實不全，無法對歷史進行追溯并無法核實取證的。

　　(6)對企業或員工服務態度不滿在一個月以后提出來的。

　　第十條：根據有效投訴案件的嚴重程度可分為惡性投訴案件和一般性投訴案件。

　　(1)在報紙、網絡等新聞媒體影響范圍較大的投訴案件為惡性投訴案件。

　　(2)與客戶發生沖突或造成較大社會影響的投訴案件為惡性投訴案件。

　　(3)其他經調查確定為有效投訴案件為一般性投訴案件。

　　第十一條：根據無效投訴的投訴動機可分為一般無效投訴和惡意投訴。

　　(1)因投訴方對公司的服務承諾或者對策、制度理解有偏差而提起的投訴一般為無效投訴。

　　(2)客戶因不正當要求沒有得到滿足提起的投訴為惡意投訴。

　　(3)匿名投訴的問題經調查基本事實不成立的投訴為惡意投訴。

　　第三章：投訴受理

　　第十二條：當接到客戶投訴時，務必認真聽取投訴人的陳述，問明陳述人的姓名、電話、投

　　訴對象及投訴案件的.經過，并做好記錄。

　　第十三條：投訴接待完畢后，認真填寫《客戶投訴管理登記表》。

　　第四章：投訴案件調查

　　第十四條：客戶投訴案件由客戶服務部安排人員調查。

　　第十五條：調查人員在進行調查時務必注意以下事項：

　　(1)以事實為依據，公平、公正、客觀地進行調查取證。

　　(2)調查過程中應按照員工行為準則嚴格要求自己，堅持良好的服務態度，展現應有的職業素質。

　　(3)只負責調查事情的真相，無權對任何一方做出任何形式的承諾。

　　(4)在客戶投訴案件調查清楚后，應與投訴雙方及被投訴人或者直接領導進行溝通，陳述事實經過。

　　(5)調查應不僅僅僅局限于客戶投訴案件的經過與事實，還應關注在事件的構成過程中存在的管理漏洞和問題。

　　第五章：客戶投訴的處理

　　第十六條：在接到投訴30分鐘內提來源理方案或者解決辦法，并盡快回復客戶處理結果。

　　第十七條：如果客戶投訴問題解決不了，應及早上報直接領導，并回復客戶耐心等待。

　　第六章：投訴記錄與統計

　　第十八條：每月進行一次對客戶投訴受理和處理狀況的匯總分析，出具投訴分析報告，激勵相關人員不斷進行工作。

客服管理制度9

　　為了維護公司形象,提高服務標準,增長公司效益,特制定此制度.

　　一、人員素質

　　1、具有良好的職業道德和正確的服務思想，樹立把困難留給自己，把方便讓給客戶的服務宗旨，維護本企業形象，全心全意為客戶服務。

　　2、精通本崗位的業務及相關業務流程。熟練掌握本業務的預訂、反饋、回訪服務等處理程序和方法。

　　3、了解本企業已開辦的各項業務(包括系統功能、使用方法、訂單處理流程，會員回訪流程，服務標準)。

　　4、普通話標準、流利。

　　5、計算機操作熟練。打字速度達60字/分。

　　6、客服代表在受理客戶咨詢、投訴時，必須嚴格執行規范的服務用語，態度和藹、親切，熱情處理客戶的咨詢或投訴;

　　7、客服代表在工作過程中，應嚴格按照“三要、三不、四個一樣”的要求去做。即：

　　三要：要“請”字當頭，“您”字不離口，“再見”結尾。

　　三不：不使用生硬語言，不說推卸責任的話，不責備、埋怨客戶。

　　四個一樣：生人熟人一個樣、有無檢查一個樣、工作忙閑一個樣、情緒好壞一個樣。

　　1.客服人員必須由公司負責招聘及培訓。

　　2.客服人員必須由公司客服中心調配，其他人無權對客服人員進行調配。公司其他人員必須配合客服人員在公司的日常工作。如：合同核對(包括合同內容、合同年限、合同總金額、實收金額、發票以及簽訂人等明細)以及催款等工作。

　　3.公司客服經理及客服助理的薪酬由公司發放，公司總經理根據其在公司的表現給予每人每月至少300元的獎金。

　　4.客服中心將每月對客服人員進行產品知識及公司制度的考核，此考核將直接影響客服人員的績效獎金。

　　5.客服人員不允許簽單，接到潛在客戶的來電后應做好記錄并合理安排給業務人員跟進(如當地有客戶管理部的應優先分配給予客戶經理跟進)。

　　6.客服人員必須服從公司的管理及調配。公司客服中心下達的任務必須按時保質的完成，通過績效考核的方式考核其在工作中的表現。同時，客服人員有義務協助公司總經理開展客服方面的工作。如：日常電話拜訪、協同業務跟進人上門拜訪及維護公司黃金客戶、并與業務人員溝通交流、協助公司總經理對業務人員進行產品知識以及公司制度的培訓等，客服人員需將當月業務人員及客戶經理的客戶維護情況向上級做月度總結匯報。

　　7. 客戶資料為公司重要無形資產，嚴格保密客戶信息，不得擅自將客戶資料透露給任何人或私自挪作他用;不得擅自復印，未經特許，不得帶出公司。妥善建檔管理并建立電子文檔，現場客戶服務辦公室應禁止不相干人員隨意進入，禁止非客服工作人員使用本部門電腦，以免重要客戶資料流失。

　　8. 應自覺遵守公司規定的作息時間，任何類別的請假都需由客服部經理事前批準(客服經理則需提前通知客戶部總經理)。如有緊急情況，應在1小時內電話通知部門經理。

　　一、考核標準：1、每名員工連續工作時間不得超過8個小時。

　　2、每月日常考核積分為80分，主要考核XXX、XXX、現場接待的命令執行，服務質量，協作溝通，衛生狀況等各個方面，由培訓專員打分。

　　3、如果連續兩個月都是最后一名且評分低于70分，或當月評分低于60分，公司有權解雇員工。

　　4、XXX、XXX、現場接待的日常考核由培訓專員評分，培訓專員的考核由主管評分。

　　5、每月考核滿分為110分。當月總分在110分以上，仍按照滿分110分計算。

　　6、為了考核大家對工作技巧的'了解程度，定期對所有的客服人員(包括XXX、XXX、現場接待)進行有關工作技巧的考核，原則上每個月進行一次有關工作技巧的考試。

　　二、加分標準： 當月工作量、質量為全客服之首，并且無違規事件。 5分

　　客服考試分數為滿分 5分

　　突發情況或者活動期間在人手不夠的情況下，能隨叫隨到來公司主動頂班 5分/次 在完成本職工作情況下，能夠完成上級提出的額外工作 5分/次

　　當月有效投訴率為零 5分/次

　　對于整個客服團隊的管理，能夠提出合理化建議。經試行后效果理想的 5分/次

　　三、扣分標準

　　1. 輕度違規

　　工作時間未使用普通話 2分/次

　　交接班后本人辦公桌面凌亂 2分/次

　　當班值日人員下班后未完成打掃衛生工作 2分/次

　　遲到早退 2-5分/次

　　未能認真記錄填寫交接班記錄及相關表單 5分/次

　　當班時間未能及時回復顧客申訴，回復申訴不耐心，不友好 5分/次

　　當班時間離開工作崗位超過5分鐘，未告知上級 5分/次

　　未能及時有效的執行客服的工作2-5分/次

　　上班時間談論與本職工作無關的事情 1-2分/次

　　在辦公區域大聲喧嘩，影響他人工作 2分/次

　　在辦公區域抽煙或就餐或吃膨化食品、瓜子等 5分/次

　　客服信息錄入錯誤 2分/次

　　未在流程控制時間內處理突發事件，超過1~10分鐘 5分/次

　　主管隨機抽查得分 2-5分/一次錯誤

　　2.中度違規：.

　　工作時間內觀看在線播放電影、玩游戲10分/次

　　表單數據記錄與實際工作量嚴重不符，虛報工作量 10分/次

　　當班時間異常情況未能及時反映，或者知情不報 10分/次

　　未經主管批準，私自在工作機器中下載、安裝軟件 10分/次

　　私自跳過未處理的問題或其他工作記錄 10分/次

　　未請假缺席部門例會 10分/次

　　客服考試，得分在60以下 10分/次

　　未在流程控制時間內處理突發事件，超過11~30分鐘 10分/次

　　3.重度違規 ：

　　曠工 20分/次

　　當班時間與客戶發生口角爭執或沖突(有效投訴) 20分/次

　　將非公司人員帶入工作區域 20分/次

　　未經允許私自拆卸公司的設備帶出公司 20分/次，同時照價賠償

　　當月未良好履行客服人員的工作職責(違反中度違規中的兩條或以上，違反輕度違規四條或以上)，追加扣分 20分/次

　　未在流程控制時間內處理突發事件，超過30分鐘以上 20分/次

　　工作時間內睡覺 直接辭退

　　工作時間內將客服電話掛起，導致用戶無法打入電話 直接辭退

　　拉幫結派，搞小團體，破壞團隊健康發展，影響其他員工工作情緒 直接辭退

　　此外，在每月評定的時候，培訓專員可以根據各組長本月工作整體表現(參照客服組長考核細則)給與額外的獎懲，分數浮動在-5至5之間，必須說明額外獎懲理由。

　　考核 考核分>90，績效為A 考核分在80～90，績效為B 考核分在70～80，績效為C 考核分在65～70，績效為D 考核分在60～65，績效為E

　　四、具體獎懲措施

　　1、以考核分得分80分為標準，根據每月考核分數的多少對個人薪資做上下浮動。

　　2、浮動范圍為±300元。考核分每分對應10元。

　　3、舉例： A、甲員工本月考核分為80分，則當月工資不變。

　　B、乙員工本月考核分為91分，則當月工資增加110元。

　　C、丙員工本月考核分為68分，則當月工資扣除120元。

　　D、丁員工本月考核分為低于60分，公司有權利解除勞動合同。

　　4、員工從加入公司的第三個月起，開始實行績效工資浮動。前二個月只評考核分，不浮動工資。

　　五、其他1、 本制度不與公司其它制度相抵，員工仍可參加公司的《激勵制度》的評選。

　　2、 本制度上報公司總裁審批后執行，并交行政人事部備案。

　　3、 本制度可能增減內容，請參照最新版本。

　　六、注意事項：1、每名員工在培訓結束上崗后一個月內提出辭職，將不結算工資。

　　2、試用期內提出辭職，需交納半個月的工資作為培訓費用。

　　3、試用期內表現優異，考核分優秀者，可以申請提前轉正。

客服管理制度10

　　一、目的：

　　為提升客服部員工個人素質和能力，充分調動客服部員工主動性與積極性，打造團結協助、戰斗力卓越的團隊，并在內部營造公平、公正、公開的晉升體制，規范員工晉升與淘汰工作流程，特制定本制度。

　　二、基本原則：

　　1、素質和能力并重的原則。

　　2、逐級晉升與薪酬晉升相結合的原則。

　　3、員工一般逐級晉升，為公司做出突出貢獻或有特殊技能經考核評審非常優秀者可越級晉升。

　　4、公平、公正、公開原則。

　　三、晉升結構圖：

　　新客服（試用）——初級客服——中級客服——高級客服——儲備主管

　　1、儲備主管為客服崗最高級別職位，如客服部主管離職、調崗或升職，可結合高級客服的綜合能力考慮提升至客服部主管。

　　2、各級別客服可根據本人條件和興趣申請調崗，同等條件下公司將給與優先錄取。

　　四、晉升條件：

　　1、初級客服

　　A、遵照公司及部門各項規章制度，無違紀行為。

　　B、認同公司企業文化和部門氛圍，有職業涵養。

　　C、誠實守信、務實拼搏、積極主動、勇于創新、樂意奉獻。

　　D、能出色完成本職工作，精通本職工作及部門流程的相關專業知識及專業技術。

　　E、有突出的.工作業績表現。

　　F、試用期專業知識及工作本領考核合格。

　　G、如連續三次月度考評及格，公司有權予以辭退。

　　2.中級客服

　　A、具有較強的溝通技巧、表達能力，能以自身的影響力得到客戶及其他部門的肯定和贊譽。

　　B、在本職工作表現優異的基礎上熟練部門其他崗位各項工作流程和工作細節，并熟練與部門工作相關的其他部門業務流程。

　　C、能主動發現本崗位或部門其他崗位工作中的不足并提出改善方案。

　　E、能較好的協助部門領導完成本職以外的工作。

　　F、按時匯報工作，能高效、合理安排本職工作規劃。

　　G、部門個人月度考評月均前三名，一次季度考核獲A等級且入職滿3個月以上。

　　H、如晉升后連續三次月度考評未進前三名，或連續兩次季度考核獲B等級，或一次季度考核獲B等級以下，降為初級客服。

　　3、高級客服

　　A、溝通能力強，客戶心態把握熟練，能以出色的影響力獲得多數客戶、同事及領導的肯定和贊譽。

　　B、在其他同事不在崗的情況下能自動承擔、把別人的事當做自己的事。

　　C、善于發現本崗位或部門其他崗位工作中的不足，能提出有效解決方案，協助部門領導一起完善部門制度流程。

　　D、在部門帶領的提點下能合理安排和督促其他同事快速完成各項工作任務。

　　E、在團隊建設中表現活躍、樂于奉獻，能引導及影響部門其他同事。

　　F、一次獲得優秀客服稱號，個人月度考評月均前三名，并連續兩次季度考核獲A等級且入職滿6個月以上。

　　G、如晉升后一年內三次月度考評未進前三名、或兩次季度考核獲B品級、或一次季度考核獲B品級以下，降為中級客服。

　　4、儲蓄主管

　　A、在高級客服崗位上各項工作表現凸起，并對本人及其他客服工作皆能獨當一面。

　　B、工作業績和工作能力表現凸起，同時企業認同感強，擁有樂觀積極的心態并能影響四周同事。

　　C、能獨立體例部門工作流程制度或PPT方案，文筆流利，思緒清晰。

　　D、能獨立組織部門培訓，帶領部門一同研究和晉升。

　　E、部門帶領不在崗的情況下能督促和有效安排部門各項工作，保證部門的正常高效運轉，同時能署理部門帶領對接其他部門溝通交換。

　　F、面對部門突發事件能有條不紊的快速協調解決，提升部門和公司滿意度。

　　G、三次獲得優秀客服稱號，個人月度考評月均前三名，并三次季度考核獲A等級且入職滿12個月以上。

　　H、儲蓄主管無需參與客服考核，但須協助部門帶領舉行客服辦理、及監督執行客服考核方案，由公司總經辦按照綜合考評確定其升降級資格。

　　五、晉升考核方案：

　　1、新員工（試用期）晉升為初級客服以部門轉正考核為基礎，轉正時執行公司員工轉正審批流程。

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　　精選

　　2、初級客服晉升為中級客服或高級客服以考核期內（3個月/6個月）月度考評、季度考核為基礎，以部門內部匿名評選為輔，由部門領導向總經辦推舉合適人選，審核通過后執行員工晉升審批流程；

　　3、高級客服晉升為儲蓄主管以考核期內（12個月）月度考評、季度考核為基礎，經部門帶領推舉由本人向總經辦提出申請，考核通事后由人力資源部安排及組織晉升答辯考核，本人演講，評審團評分及問答考核。具體方案由人力資源部結合實際情況另行通知。

　　六、級別薪資：

　　1、新員工（試用期）——1800元

　　2、初級客服——2200元

　　3、中級客服——2500元

　　4、高級客服——3000元

　　5、儲備主管——4000元

客服管理制度11

　　大廈物業客服部文件管理制度及規定：

　　1、制度

　　1.1客服部文員負責客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規等)的收集存檔和保管。

　　1.2文員、助理負責各部門文件及資料(技術圖紙、說明書、手冊、業戶檔案、車輛檔案、工作聯絡單、通知、報告、公函、總結、會議紀要等)的收集、存檔和保管。

　　1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

　　1.4秘密文件要妥善保管,不準散播其內容,未經總經理批準,不準翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。

　　1.5員工個人檔案、材料屬秘密材料的',他人無權翻閱,保管人員也不準,禁止將這些資料擅自給他人過目。

　　1.6文件資料等要進行字母順序還是按內容、按時間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。

　　1.7要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理,無保存必要的材料,經總經理批準可做銷毀處理。

　　1.8文件具有較強的嚴肅性和權威性,一經發文必須執行。

　　1.9文件一經領導簽發,任何人不得擅自更改。

　　1.10文件分發傳遞必須做到及時、準確、安全。

　　1.11各部門對需要辦理的文件,應當認真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應填寫結果和報告。

　　2、規定

　　為加強文件管理,準確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規定。

　　2.1外部來文的有關規定:

　　⑴各上級機關、政府部門及其他單位來文,統一由辦公室簽收。

　　⑵對收到的外來文件,應及時進行分類、登記和分發傳遞。

　　⑶外來文件原則上先送總經理閱批。

　　⑷根據總經理批示,逐一傳遞各部門經理傳閱。

　　⑸根據總經理批示,送達文件辦理部門,并催促辦理。

　　⑹承辦過程中若有疑問,應及時請示,報告解決。

　　⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應填寫承辦結果和報告,連同原文退回秘書處存檔。

　　2.2對外行文有關規定:

　　⑴部門對外的報告、請示和業務事項聯系的文件,均必須送總經理審閱后,方可外發。

　　⑵對外行文,領導批轉后,原件由部門文員留存、歸檔。

　　⑶對外行文,統一由部門文員負責進行編號、登記和外發事項。

　　2.3內部行文

　　2.3.1公司內部一般性業務往來文件(包括聯絡單),由各部起草,部門經理簽閱。

　　2.3.2公司內部文件(包括聯絡單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續性,以便備查。

　　2.4不論外部行文或內部行文,一律由秘書、文員、內勤傳遞。

客服管理制度12

　　1.0客服部所使用的鼠藥、敵敵畏、滅螂藥、酒精、稀料均屬危險品控制范圍。

　　2.0從庫房領用危險品必須是客服部領班級以上人員,并將領用時間、數量等內容填寫《危險品使用登記表》上。

　　3.0領用的危險品需單獨存放,與其它物品隔離,并采取加鎖措施進行控制。鑰匙由保潔領班保管,每次使用時,需經客服部領班級以上人員批準方可使用,并由批準人親自發放。

　　4.0每次使用時,需按實際使用量領取,用完后,將未用完的'危險品重新入庫,并認真填寫《客服部危險品使用登記表》。

　　5.0在使用過程中,如發現任何異常、意外情況,及時向領班、主管報告。

　　6.0任何危險品未經許可不得外借。

客服管理制度13

　　一、出入放行

　　1、確認業主身份。

　　2、知道業戶填寫《物品放行條》,完整、清晰;交管理出值班員簽字確認并蓋章。

　　3、登記有效證件不超過60秒/人/次。

　　4、非業主進入責任區須經業戶認可后放行

　　二、巡視

　　1、客戶主管每月查閱值班記錄表,并簽字確認。

　　2、主任每月不定期對值班記錄抽查不少于20%。并簽字確認。

　　三、便民服務

　　1、收到業戶服務請求,做好詳細記錄,并于業戶約定上門服務時間。

　　2、有償服務按收費標準收費

　　四、投訴處理

　　1、聽好、問好、記錄好、跟進好、回訪好。

　　2、記錄完整清晰,跟進及時。

　　3、24小時值班制度。

　　4、不能當場處理的有效投訴,2小時內回復業戶,并約定下次回復時間。

　　5、確認無效投訴后,值班人員在2小時內回復業戶。

　　6、有效投訴回訪率為100%。

　　五、走訪、回訪

　　1、走訪業主每月不低于總戶數的5%。

　　2、便民服務回訪時間不超過服務完成后的2個工作日。

　　3、每年6月、12月前發放問卷調查,發放率是入住率的100%。

　　4、發放后15個工作日后收回問卷調查,回收率不少于發放率的`50%。

　　六、儀容儀表

　　七、人員管理及應知應會

　　1、熟練應運標準的規范用語:您好、請、謝謝、對不起、再見。

　　2、熟悉責任區域內的基本情況。

　　3、熟悉本崗位職責及工作規程。

　　4、熟記常用電話號碼。

　　5、工作臺上不擺放與工作無關的資料和物品。

　　6、工作間整齊、清潔、資料擺放整齊、有序。

　　7、不遲到早退。無特殊事件一律不準請假或叫人頂崗,頂崗時間不超過4小時。

　　8、上班不打瞌睡、不睡覺。

　　9、上班期間不接打私人電話。

　　10、工作時間內不得與他人交談工作以外的事情,不得抱業戶的小孩。

　　11、上班時間不看書、看報等與工作無關情況。

　　八、社區文化

　　1、每年12月制定次年的社區文化方案。

　　2、按社區文化方案或經確認后的改進方案組織實施。

　　3、費用需業委會確認。

　　4、有效果評估

　　九、培訓

　　1、每月制定培訓計劃。

　　2、按培訓計劃組織實施。

　　3、培訓合格率100%。(每周1次)

　　十、資料管理

　　1、日常記錄

　　《物品放行條》、《施工人員登記本》、《裝修延期申請表》、《動火許可證》、《施工許可正》、《清潔服務委托單》、《維修單》、《值班記錄表》、《業戶訪問記錄表》、《留言條》、《來人來訪登記表》、《顧客投訴處理記錄表》、《收費價格一覽表》、《接受服務業戶名單》、《特別事項報告》

　　2、月度記錄

　　《培訓計劃表》、《部門客戶投訴工作月報》

　　3、年度記錄

　　《問卷結果統計表》、《年度社區文化活動計劃表》

　　4、要求

　　內容完整有效。

　　質量記錄應標準化

　　質量記錄應實用,符合質量管理需要。

　　質量記錄真實性和準確性。

客服管理制度14

　　辦公室管理守則

　　（暫行）

　　第一則總則為加強公司的規范化經營管理，使工作有所遵循，提高工作效率促進雙贏特制定本辦法。適用范圍：本規定適用在公司里的所有在職人員，均依本辦法規定參考辦理。

　　第二則工作守則和行為準則員工工作守則包括：

　　（1）每位員工都要有高度的責任心和事業心,處處以公司的利益為重,為公司和個人的發展努力工作。

　　（2）牢記“用戶第一”的原則，主動、熱情、周到的為顧客服務，努力讓顧客滿意，維護好公司和網店品牌形象。

　　（3）要具備愛學習勇于創新，通過培養和學習新知識使專業知識和個人素質與公司發展保持同步。

　　（4）講究工作方法和工作效率，明確效率就是金錢效率是企業的生命。

　　（5）要有敬業和奉獻精神，滿負荷、快節奏、高效率、高責任感是對所有員工提出的敬業要求。

　　（6）具有堅韌不拔的毅力，要有信心有勇氣戰勝困難、挫折。

　　（7）要善于協調，融入集體，有團隊合作精神和強烈的集體榮譽感，分工不分家。

　　（8）要注意培養良好的職業道德和正直無私的個人品質。

　　（9）明確公司的奮斗目標和個人工作目標。

　　（10）遵守勞動紀律，不遲到、不早退、不曠工、不脫崗、不串崗。

　　（11）精益求精，不斷提高工作績效

　　員工遵守的行為準則包括：

　　（1）必須嚴格遵守公司的工作守則；

　　（2）必須服從公司的組織領導與管理，對未經明示事項的處理，應及時請示，遵照指示辦理；

　　（3）必須盡職盡責、精誠合作、敬業愛崗、積極進取；

　　（4）應嚴格保守公司的經營、財務、人事、技術等機密；

　　（5）必須服從上級要求，有令即行。如有正當意見或要求，應在事前陳述。

　　（6）必須勤奮好學精通本職工作，并通過學習提高自身的素質。

　　（7）嚴禁一心多用工作過程中兼顧其它非工作內容。

　　（12）不得自營與公司的職務上有關的業務，或兼任其他企業的職務

　　第三則獎懲為規范工作行為，創造良好的工作環境和工作氣氛，提高工作積極性保證工作質量和辦事效率，使工作正確、高效，防止工作過失行為發生，制定本辦法。

　　一、獎勵

　　1、公司員工有下列情況的予以獎勵：業績突出為公司創造顯著經濟效益；挽回重大經濟損失；取得重大社會榮譽，表現突出足為公司楷模者。

　　2、獎勵分為業績獎、特別獎。獎勵方式授予獎金獎勵。

　　（1）業績獎：單位時間所完成的業績獎。

　　（2）特別獎：工作勤奮，業績突出、工作態度、敬業精神、工作表現突出和有其他特殊貢獻的員工，即時給予獎勵。

　　二、處分公司員工有下列行為之一者，將視情節輕重、后果大小、認識態度等予以處分造成損失的要給予賠償。處分方式有：開除、記大過、記小過、警告、通報批評、賠償等。獎懲記錄，將納入個人考核依據決定薪金和去留。

　　公司對以下情況之一者，予以記過或賠償：（包括但不僅限于以下行為）

　　一、工作失誤所帶來的損失。

　　1.計價失誤。

　　2.沒有落實顧客要求：在溝通過程中已明確客戶需求，或同意承諾滿足客戶提出的附加要求。

　　3.定單內容與實際不符：沒有履行或不正確履行職責。

　　4.服務怠慢等工作態度問題致使客戶給退貨信譽評價的中差評

　　二、工作態度不認真。

　　造成一定后果或影響到本職工作至使客戶大量流失或工作失誤

　　1.影響工作秩序，在工作場所或工作時間吵鬧、嘻笑，玩忽職守或其它個人的行為足以妨礙他人

　　正常工作或影響公司聲譽利益的。

　　2．不履行合理的工作分配，影響工作。

　　3．貪圖玩樂占用大量時間或資源進行娛樂行為。

　　4.故意或失誤填報不正確的信息資料；擅自篡改記錄或偽造各類資料。

　　日常工作規范

　　1.客服交接班要視工作情況為準，白班客服下班前要和晚班客服做好工作交接，晚班客服下班前把交接事項寫在交接本上。

　　2.上班時間不得做與工作無關的事情，不準看電視看電影和玩游戲，以及其它大量占用資源的娛樂行為，嚴禁私自下載安裝軟件，違者將予以記過。

　　3.沒顧客的時候，要更進一步加深了專業知識，基本要求要做到看到店鋪商品要知道在牌子版本產地。相反也要看到牌子版本產地要知道里面有什么類型風格花形的.產品。另一方面要多巡視網店精通分類要做到客戶描述出類型顏色等屬性要迅速找到該鏈接。工作之余要不斷的優化分類和商品關健字。同時也要多巡視同行的店鋪學習他們完善我們的不足。。

　　4.接待好來咨詢的每一位顧客，文明用語，禮貌待客，熱情服務。不得影響公司網店品牌形象，如果因服務原因收到買家投訴，視實際情況予以記過。

　　5.保持桌面整潔，保持辦公室居住宅樓衛生，每天上班前要清潔辦公室，輪流清理，

　　6 .記錄將做為工作的一部分工作能力的參考，在工作過程中，每遇到任何上不明白的問題當天都應記錄下來，待明白答案后也應記錄下來，并且要書記工整。另外處理問題件（能立即處理的除外）需要記下定單編號、購買日期、找出快遞單留存聯夾在一起、描述所出現的問題、買家的要求、都應該記錄下來及時按要求處理事后再回復客戶。

　　7不允許從事第二職業或對外兼職活動,但鼓勵員工利用空余時間自學培訓,自身的能力。

　　二．日常工作過程

　　一．設備開啟后打開必備軟件，與進入店鋪后臺檢查交易狀態。

　　1.旺旺如有留言首先處理與回復旺旺離線時買家的留言

　　2.后臺交易狀態為“等待買家付款“的，首先檢查買家是否有備注或留言，然后檢查收件地址和商品所需的實際郵費是否一致，如果不一致的改為實際所需的郵費，最后旺旺上聯系買家確認商品屬性。

　　3.后臺交易狀態為“買家已付款“應檢查買家是否有留言或備注，再寫好快遞單還包括所購買的商品名稱及數量。最后檢查買家拍下的商品名稱，和實際商品對應的實物規格形狀以及圖片顏色是否一致，并保證書寫無誤后輸入物流單號點發貨。

　　4．買家旺旺咨詢用語應該熱情親切，拒絕要婉轉，不能用生硬的語句。（比如熱情親切的語句“您、您好、親”語句結尾加上“嗎、吧、哦、呀”婉轉的拒絕比如“您再對比考慮下吧”“對不起價格相差太大了您再加點吧。”）

　　5．對產品必須熟悉包括圖片的色差程度，產品的發貨時間，最低的銷售價。當買家對顏色要求比較高時就務必讓他明白圖片和實物是客觀存在一定色差，不同顯示器設置也存在著色差網上的圖片顏色僅供參考，必要時可以在說明是以本機顯示器圖片和實物比對，顏色是深是淺的描述或也可以用軟片調成相近色供買家參考，買家決定購買后必須強調以上色差的兩點。當買家要求優惠的意圖時明確表示可以優惠并與之友好的溝通，咨詢所需數量郵寄到哪再計算優惠價格，優惠價不宜一口咬到底要以互動的形式一方面加深感情取得信任一方面讓對方感到砍價的成就感，更有利于成交。

　　6．在和買家溝通過程中買家要求比較高時，承諾和問題語言不能肯定的回答要留用余地：比如應該快遞正常xx天會到材料厚度xxmm左右差不多相近我們顯示器和實物對比顏色相差不會很大我們盡量以最快時間給您發貨等。

　　7.和買家溝通過程中嚴禁其它非工作內容特別是任務式互動交互式游戲或聊天。溝通中要記住聊天內容，特別是和買家的所需要材料顏色數量規格有變動或其它特別要求都必須在拍下后備注好（比如xx改成xx要星期五送件送前電話聯系一定要用申通快遞修改了地址等必須備注并落實）當買家拍下后要檢查所拍下的商品與數量和溝通過程中所要求到的是否一致必要時還應重新拍下。拍下后還應該查看地址是否為偏遠地區并資咨詢以便選擇快遞。

　　8.當買家拍下后后臺交易狀態為“等待買家付款“的，首先檢查買家是否有備注或該與買家在溝通過程中是否有特殊要求自已都應備注說明，其次檢查拍下的商品和溝通過程中的是否一些致，然后檢查和實際郵費是否一致，如果不一致的改為實際所需的郵費，最后旺旺上聯系買家確認商品屬性確認價格。

　　9關于改價，修改價格必須避免違反淘寶網各項規，單個定單修改的價格不能高于50%

　　10.當買家付款后后臺交易狀態為“買家已付款“應檢查買家是否有備注，然后查看自已是否有對該買家的備注，再寫好物流面單收件人地址及聯系方式和所購買的商品名稱及數量。最后檢查買家拍下的商品名稱，和實際商品名稱規格形狀圖片顏色是否一致，并保證書寫無誤后輸入物流單號點發貨。

　　11.當有買家用旺旺來催件時，要復制下旺旺ID如果是電話咨詢的要問對方交易的定單編號，然后到已賣出的寶貝里查尋物流狀態，然后根據實物情況與其溝通。必要時要致電物流公司咨詢處理。

　　12當有買家說商品少發了時要先了解是哪個商品少了根據商品性質與其溝通，如有買家說商品損壞了，首先要其不要簽收就地退回我們會盡快為其處理，如已簽收的要婉轉和無耐的表現示淘寶網和物流公司明確規定一量簽收表示對已簽下的商品無意議，重新夠買的話我們可以再給與特價。如遇到不講理的讓其聯系我們的售后處理。

　　13，如果遇到確實需要退換貨時。要各自的負責人做好記錄。包括退換貨物流狀態、退貨材料完整程度，退換貨后的資費差價等都應跟蹤落實到實處。

　　14．日常工作之余要多少對商店進行優化這是必須的唯有對商品和店鋪的熟悉才能做好銷售工作，熟悉的程度也直接影響到銷售業績。優化包括店鋪裝修美化商品分類商品標題關健字優化商品屬性描述等。

客服管理制度15

　　一、 目的

　　為明確客服人員崗位職責，優化工作內容，規范工作流程，特訂立本制度。

　　二、 工休管理

　　1、休息制度：每周單休，做六休一，節假日實行輪休，客服主管人員進行協調，確保休息日白天、晚上有人值班。

　　2、白班：08:30-17:30 晚班：10：00-14：00 17:30-23:00 換班節點：17:30-23:00，晚班客服下班時間以23:00為準，如還有客戶在咨詢，工作時間自動延長，如有漏班現象(以后臺子賬戶聊天記錄為準)追究當班客服責任。

　　3、每周六、日為換班節點，三周為一個循環，參照下表：（該表為暫行輪班制度，隨著人員的增減進行及時調整）

　　4、每周一下午13:30-14:00為客服部門（暫包含倉儲）周例會，每位客服總結上周工作及與倉儲人員溝通對接。

　　5、如有請假，必須上報客服主管，協商其他客服補班、但有漏班現象（以后臺子賬戶聊天記錄為準），追究客服主管責任。

　　三、 售前管理

　　1、 對公司產品型號、顏色、規格必須熟練掌握，仔細閱讀公司產品詳情頁和店鋪活動內容。

　　2、 售前接待

　　① 接待好每一位顧客，文明用語，禮貌待客，不得影響公司店鋪形象，如果一個自然月內因服務原因收到買家投訴，一次罰款50元，第二次100元，三次以上自動離職。

　　② 每周例會結束后，根據各種反饋問題，對快捷短語進行更新。

　　③ 每款新品上架前，客服必須完成對產品知識、賣點熟練掌握，并對同行不少于10家店鋪產品評價進行整理，建立起對應的快捷回復短語。

　　④ 阿里旺旺必須設置自動回復，晚班值班人員的響應時間不得超過1分鐘，只要前來咨詢客戶（廣告旺旺除外）都必須添加好友、并進行分組和備注。

　　⑤ 接待過程中不得擅自將客戶轉給其他客服，以免給客戶造成不良印象

　　⑥ 客戶下單后，一定同客戶核對收貨地址，如有特殊要求必須插旗備注買家要求。一律采用小紅旗，備注內容格式： 內容+值班客服姓名（如：發郵政快遞 _ 慧蘭）

　　3、 工作對接

　　每天登號值班第一件事：查看前一位值班客服和買家留言。下班退號最后一件事：留言給下位值班人員主要訂單信息。

　　4、 催付事項

　　每天下午16:00對未付款訂單進行旺旺催單，旺旺催付完成之后，統一標注藍旗，避免多次催單騷擾買家。

　　5、 記錄內容

　　① 個人記錄每天接待買家數量+買家旺旺ID

　　② 個人記錄每天各自接待買家成交人數+成交金額

　　③ 個人記錄每天接待過程中遇到的產品問題、物流問題、服務問題

　　④ 制單客服根據電子面單整理記錄當日發貨及退換貨品類、數量提交至客服主管。

　　⑤ 以上記錄文檔在每周五11點提交至客服主管，客服主管進行整理后當日下午下班前提交運營部。

　　6、制單及發貨管理

　　① 電子面單和手寫面單，應根據每天真實訂單發貨量，至少提前2天通知快遞補充。

　　② 每天打單前檢查：客服備注、買家收貨地址；買家有要求他日發貨或者收貨地址不在簽約快遞優惠區域者采用相對措施。

　　③ 電子面單打印，除指定的制單客服外，其他客服也必須熟練掌握，確保電子面單工整、物品規格、數量字跡清晰。

　　④ 審單流程，制單客服在將發貨單據提交至倉庫前，必須對每個訂單進行審單、統計，如需備注，務求字體工整清晰。

　　⑤ 每日17:00停止打單，如快遞員未走自動延后，力求最大發貨量，以免產生售后問題。

　　四、 售后管理

　　1、售后咨詢

　　① 與想象不符：首先對買家做出道歉，詳細介紹出產品的'性價和性能，以上無效后，轉入現金補償、換貨、退貨流程。

　　② 服務不滿意：首先查詢客戶聊天記錄，記錄服務所在問題，掌握買家真實想法，如買家找理由退換貨，切勿指出，轉入現金補償、退換貨流程即可。

　　③ 少發貨、缺貨：首先賠禮道歉，然后核查聊天記錄，后天訂單，是否有分包單號，員工是否失誤，如責任在我，第一時間手寫面單進行補發，另外發放店鋪優惠劵補償買家。如果后臺所有信息完全正確，要求買家拍照，再次做出道歉給予補發。

　　④ 到貨延遲：員工發貨延遲，客戶地址聯系方式不詳，快遞公司問題先把客戶訂單物流信息調出，分不同情況進行快遞催單，道歉和靈活解釋。一定第一時間告訴買家，主動跟進，決不允許買家再三催促、忘記查詢等現象發生。

　　⑤ 運輸破損：如買家已簽收，值班客服需讓用戶拍照取證，酌情轉入現金補償、退換貨流程。

　　⑥ 質量問題：買家需提供照片和質量問題所在，當班客服做出判斷，確認后給買家致歉轉入現金補償，退換貨流程。

　　⑦ 以上所有問題，值班客服必須進行詳實記錄，分清責任方提交至客服主管，作為周一例會主要內容。

　　2、中差評處理

　　① 售后客服每日定時查詢“好評助手”，建立中差評記錄表格。

　　表格內容包含：時間、旺旺ID，聯系電話、購買物品，評價內容、嚴重程度、處理狀態（已旺旺留言、已發送短信、已電話溝通）、進展狀況（已刪除/修改、答應XX時間修改、拒絕修改、等待補償后修改）。

　　② 評價嚴重的優先處理，查看聊天記錄，了解客戶交易細節，留言旺旺（帶刪除鏈接），進而短信發送，如48小時無響應，進行電話溝通（上午10點左右，下午16點后）。

　　③ 記錄每次處理流程、結果，作為周一例會主要內容，對已有的售后處理流程、留言規范、話術技巧進行完善更新。

　　3、財務制度

　　① 售后過程產生的任何資金出入，不論金額大小必須填寫清單、簽字上交財務（暫由國雪代理）。

　　② 給買家返款時間由客服部靈活制定，每筆返款必須做好支付寶備注信息：內容+客服姓名（如：刪除中評_慧蘭）。

　　五、 嚴禁事項

　　1、 不要強硬的拒絕客戶。

　　2、 不要與客戶激烈爭吵。

　　3、 不要諷刺客戶及說出客戶的錯誤。

　　4、 不要堅決不承認錯誤。

　　5、嚴禁使用以下詞語：

　　① 這不是我們的問題，我們不負責哦

　　② 一旦缺貨情況下，嚴禁說我們不補貨了，要說：工廠不再生產了。

　　③ 嚴禁不使用敬語，必須使用您、親、美女等。

　　6、嚴禁出現以下行為：

　　① 長時間離開旺旺不掛起。

　　② 旺旺隱身。

　　③ 電腦設置密碼。

　　六、 附則

　　1、 本制度由運營部起草，公司領導審核批準，運營部監督，客服部執行。

　　2、 凡之前口頭條令與本制度相沖突，以本制度為準。

　　3、本制度公布之日起開始執行。

　　七、 附表

　　1、 白/晚班循環表

　　2、中差評記錄表

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